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© Aleksandar Jovanovic, 123RF

Einstieg in OpenOffice Calc

Zeilen und Spalten

Tabellen = Excel? Das war lange der Standard. Für Linux gibt es aber kein Microsoft Office, und auch Windows-Anwender greifen zunehmend zur freien Alternative OpenOffice. Wir helfen bei den ersten Schritten mit der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc.

Das freie Officepaket OpenOffice [1] hat sich in den letzten Jahren als Alternative zu Microsoft Office etabliert, viele Windows-Anwender verzichten auf den Erwerb einer teuren Lizenz und erstellen ihre Texte und Tabellen mit OpenOffice Writer und Calc. Unter Linux ist die Bürosuite die meist genutzte Software dieser Kategorie, lediglich SoftMaker Office (das es auch für Windows gibt) stellt hier noch eine echte Alternative dar, kostet aber Geld.

OpenOffice hat sich gerade in zwei Projekte aufgespalten: Unter dem alten Namen entwickelt Oracle, der neue Besitzer der Firma Sun, das Paket weiter, und unter dem Namen LibreOffice [2] tut die Document Foundation dasselbe – mehr Hintergrundinformationen zur Aufspaltung verrät unser Bericht auf Seite 24. Wir verwenden in diesem Artikel weiterhin nur den Namen OpenOffice, da es von LibreOffice bisher nur eine Beta-Version gibt. Sollten Sie schon mit LibreOffice arbeiten, sind die Informationen in diesem Workshop aber genauso gültig.

Die wichtigsten Anwendungen aus dem OpenOffice-Paket sind die Textverarbeitung Writer und die Tabellenkalkulation Calc. Sie ersetzen Word und Excel und gestatten es dabei, alte Dokumente aus Windows-Zeiten in den Formaten .doc und .xls weiter zu nutzen. Da OpenOffice auf allen großen Distributionen vorinstalliert ist, können Sie direkt loslegen. Im dritten Teil unserer Workshopreihe stellen wir Ihnen Calc vor. Vorkenntnisse benötigen Sie nicht, auch keine aus der Arbeit mit Excel. Wenn Sie schon Erfahrungen mit Microsoft Excel gesammelt haben, wird Ihnen vieles bekannt vorkommen.

Zeilen und Spalten

Das wichtigste Konzept jeder Tabellenkalkulation ist die namensgebende Tabelle: Solche Tabellen bestehen aus Zeilen und Spalten, und meist organisiert man sie so, dass jede Spalte einheitliche Inhalte hat. Eine einfache Adressliste, die Namen, Straßen und Ortsangaben aufnehmen soll, würde dann z. B. aus drei Spalten Name, Straße und Ort. In den Zeilen stehen dann die einzelnen Einträge: Für jede Person gibt es eine Zeile (Abbildung 1).

Abbildung 1: Eine einfache Adressliste enthält in jeder Zeile einen Personeneintrag.

OpenOffice Calc und auch andere Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel zeigen die Tabellenspalten und -zeilen über ein Raster an. So haben Sie schnell die Orientierung, in welcher Zeile und Spalte Sie sich befinden. Klicken Sie in eine Zelle, um dort Inhalt einzugeben.

Während Sie Inhalt in eine Zelle eintragen, erscheint Ihre Eingabe nicht nur in der Zelle, sondern auch in einem Eingabebereich oberhalb der eigentlichen Tabelle. Auch wenn Sie später mit den Cursortasten zwischen den Zellen hin und her navigieren, sehen Sie dort jeweils den Inhalt der aktuellen Zelle. Für einfache Zahlenwerte oder Texte bedeutet das meist keinen zusätzlichen Nutzen – ist aber die Zelle zu "klein" für den darin gespeicherten Inhalt, steht er dort (bei Texten abhängig vom Inhalt der rechten Nachbarzelle) abgeschnitten, oder es erscheinen eine Reihe von Rauten (####, bei Zahlenwerten). In diesen Fällen liefert ein Blick in die Eingabezeile stets den vollständigen Inhalt. Wirklich wichtig wird die Zeile aber, wenn Sie mit Formeln arbeiten: Eine Zelle, die eine Formel enthält, zeigt immer das damit berechnete Ergebnis an, und in der Eingabezeile sehen Sie den zur Berechnung verwendeten Formelausdruck.

Eingabe und Navigation

Häufig möchte man mehrere Zellen nacheinander ausfüllen – entweder in einer Spalte oder einer Zeile. Sie könnten jeweils mit der Maus in die nächste Zelle klicken und dort die Eingabe fortsetzen, es ist aber leichter (und schneller), sich mit den richtigen Tasten von Zelle zu Zelle zu bewegen: Schließen Sie eine Eingabe mit [Eingabe] ab, landen Sie in der darunter liegenden Zelle (in derselben Spalte). Drücken Sie hingegen [Tab], bleiben Sie in der aktuellen Zeile, springen aber eine Spalte nach rechts. Sie können in einer Zeile Werte auch von rechts nach links eingeben, indem Sie [Umschalt]+[Tab] drücken, und auch eine Eingabe innerhalb einer Zeile von unten nach oben ist mit [Umschalt]+[Eingabe] möglich.

Die normalen Cursortasten haben in Calc eine doppelte Funktion: Während Sie den Inhalt einer Zelle bearbeiten, springen Sie mit [Pfeil rechts] und [Pfeil links] zeichenweise in der Zelle vor und zurück. Enthält eine Zelle mehrzeiligen Text, funktionieren auch die Tasten [Pfeil rauf] und [Pfeil runter]. Ansonsten nutzen Sie alle vier Cursortasten, um durch das Zellenraster zu navigieren.

Ob Sie gerade im "Bearbeitungsmodus" für eine Zelle sind, können Sie leicht erkennen: Die fette Umrandung der aktuellen Zelle verschwindet, wenn Sie diese verändern, und stattdessen erscheint in der Zelle ein blinkender Eingabecursor. Haben Sie gerade erst durch Navigieren mit den Cursortasten die gewünschte Zelle erreicht, drücken Sie [F2], um sie zu bearbeiten; die Bearbeitung schließen Sie mit [Eingabe] oder einer der anderen oben genannten Tastenkombinationen ab.

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