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Gut vorgelegt

Formatvorlagen für OpenOffice Writer

12.07.2010
Die ersten Schritte in Writer sind leicht: Text schreiben und mit ein paar Formatierungen aufpeppen. Doch wenn Sie ein größeres Dokument optisch einheitlich gestalten wollen, sollten Sie einen Blick auf Formatvorlagen werfen – z. B. mit diesem Artikel.

Ihr Text ist lang, vielleicht 30 Seiten oder mehr, und Sie haben ihn mit Überschriften gegliedert, Bilder mit Bilduntertiteln eingefügt, an vielen Stellen gibt es optisch hervorgehobene Zitate, auch ein paar Fußnoten sind vorhanden. Eigentlich sind Sie fertig, aber irgendwie sieht das Dokument uneinheitlich aus. Ein kurzes Durchblättern verrät: Hier gibt es eine Überschrift in Arial 16 Punkt fett, dort eine in Times New Roman 15 Punkt fett. Das ist nicht gut, denn "gleichartige" Elemente im Text sollten auch gleich aussehen – das Format von z. B. einer Überschrift dient den Lesern ja auch als optische Hilfe. Und wie hatten Sie nochmal Zitate formatiert? Waren die kursiv? Beim schnellen Zurückblättern finden Sie die Antwort, aber diese Vorgehensweise ist lästig. Wie Sie künftig beim Erstellen längerer Texte viel Zeit sparen können und dennoch eine einheitliche Optik garantieren, verraten wir Ihnen auf den folgenden Seiten.

Nach der Writer-Einführung in der letzten Ausgabe [1] werfen wir nun einen Blick auf Formatvorlagen: Die sind (genau wie bei Microsoft Word) das Standardwerkzeug, mit dem Sie das Dokumentlayout vereinheitlichen können. Haben Sie bereits Erfahrungen mit Vorlagen in Word gesammelt, wird Ihnen das Folgende vertraut erscheinen. Und wenn Sie bisher in keiner Textverarbeitungen Vorlagen verwendet haben, erfahren Sie hier Grundlegendes, das Ihnen nicht nur im OpenOffice Writer [2], sondern auch in allen anderen Officepaketen hilft.

Einheitliche Optik

Wenn Ihr Text z. B. die Namen wichtiger historischer Persönlichkeiten enthält, möchten Sie diese vielleicht auf besondere Weise auszeichnen, so dass die Leser beim schnellen Durchblättern Ihres Dokuments direkt darauf aufmerksam werden. Da gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Sie könnten die Namen fett oder kursiv darstellen,
  • manchen Autoren gefällt auch die Textauszeichnung "Kapitälchen", bei der alle Kleinbuchstaben zu verkleinerten Großbuchstaben werden, welche nur die Höhe eines Kleinbuchstabens, etwa des "a", haben.
  • Auch möglich ist, eine andere Schriftart zu verwenden, etwa die serifenlose Schrift Arial, wenn der Text ansonsten in der Serifenschrift Times New Roman verfasst ist.

Egal für welche Variante Sie sich entscheiden – wichtig ist eigentlich nur, dass Sie diese Entscheidung konsequent im ganzen Text umsetzen. Denn wenn Sie auf den ersten Seiten die Personennamen durch Fetten hervorheben und dann zu Kursivstellung wechseln, irritieren Sie damit die Leser, die sich an fette Namen gewöhnt haben. EasyLinux verwendet z. B. diese Konventionen:

  • Datei- und Menünamen sowie Befehle innerhalb des normalen Textes schreiben wir kursiv.
  • Begriffe, die wir in einem Glossar erklären, schreiben wir fett.
  • In Shell-Artikeln tauchen oft längere Textblöcke in einer Schrift mit fester Buchstabenbreite auf. Darin kommen sowohl Befehle, die Sie als Anwender in der Konsole eingeben, als auch die Antworten (Ausgaben) der Programme auf. Um die beiden Dinge unterscheiden zu können, schreiben wir Ihre Eingaben fett, die Ausgaben nicht-fett.

Wenn Sie in Ihrem eigenen Dokument verschiedene Arten von Text auf bestimmte Weise auszeichnen möchten, könnten Sie sich dazu eine kleine Übersicht erstellen, in der Sie vermerken, was wie zu formatieren ist. Die Tabelle Beispielauszeichnungen gibt dafür ein Beispiel.

Beispielauszeichnungen

Textart Formatierung
Standardschrift Times New Roman 12 pt
Wichtige Namen Times New Roman 12 pt, kursiv
Wichtige Begriffe Arial 12 pt, fett
Englische Fremdwörter Times New Roman 12 pt, kursiv
Webseiten Times New Roman 12 pt, unterstrichen

Anhand dieser Übersicht, die bei komplexeren Dokumenten auch noch ausführlicher ausfallen kann, haben Sie nun einen Leitfaden: Nachdem Sie einen wichtigen Begriff in den Text eingefügt haben, können Sie diesen markieren und dann über Format / Zeichen die Schrift auf Arial und fett ändern. Vielleicht erkennen Sie bereits das Problem: Jedesmal müssen Sie sich an die festgelegte Auszeichnung erinnern oder diese nachschlagen und dann von Hand alle nötigen Einstellungen der Schrift ändern.

Zeichenvorlagen

Hier kommen die Formatvorlagen ins Spiel, genauer gesagt: die Zeichen-Formatvorlagen (im Rest des Artikels kurz Zeichenvorlagen genannt). Anstatt jedesmal manuell die Worte auszuzeichnen, sagen Sie OpenOffice einfach, wie z. B. ein "wichtiger Name" aussehen soll (kursiv), und ab sofort können Sie Textteile als wichtige Namen formatieren, ohne darüber nachzudenken, wie dafür die Vorgabe ist.

Diese Vorgehensweise hat zwei Vorteile:

  • Sie ersparen sich die eventuell mehreren Formatänderungen, die bei jedem wichtigen Namen anfallen.
  • Sie können sicher sein, dass im gesamten Dokument wichtige Namen einheitlich formatiert sind.
  • Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Art und Weise, wie Sie wichtige Namen auszeichnen, anpassen (etwa: doch fett statt kursiv), dann können Sie diese Änderung mit einer einfachen Änderung der Zeichenvorlage erreichen.

Der letzte Punkt ist besonders wichtig: Stellen Sie sich vor, Ihr Text, der sich mit der Geschichte der Linux-Entwicklung beschäftigt und Hunderte Namen von Linux- und Open-Source-Entwicklern enthält, ist fertig. Alle Namen sind kursiv formatiert. Jetzt möchten Sie all diese Schrägstellungen in Fettungen umwandeln. Writer würde Sie dabei – mit Einschränkungen – unterstützen, denn über die Suchfunktion können Sie auch nach allen kursiven Stellen suchen. Dabei finden Sie aber nicht nur die Namen, sondern auch andere Elemente, die Sie kursiv gesetzt haben (etwa die englischen Fremdwörter). Und jeden gefundenen Namen müssen Sie nun von Hand umstellen: Markieren, kursiv raus, fett rein.

Hätten Sie stattdessen eine Zeichenvorlage für die englischen Namen verwendet, würden Sie einfach diese Vorlage anpassen: Einmal den "Schriftschnitt" von kursiv auf fett ändern, und automatisch springen die Formatierungen aller hundert Namen um.

Wie legen Sie nun eine solche Zeichenvorlage an und verwenden diese? Nichts einfacher als das:

  1. Rufen Sie den Menüpunkt Format / Formatvorlagen auf. Wenn Sie unter KDE arbeiten, geht das auch über [F11], auf anderen Desktops ist diese Taste eventuell für andere Aufgaben reserviert.
  2. Es erscheint ein kleines Fenster Formatvorlagen. Ganz oben sehen Sie mehrere Icons. Klicken Sie davon das zweite Icon an, das ein kleines "a" enthält.

  3. Jetzt sehen Sie eine Übersicht aller schon vorhandenen Zeichenvorlagen, Writer bringt in aktuellen Versionen bereits knapp 30 davon mit. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Standard in der Liste der Vorlagen und wählen Sie aus dem sich öffnenenden Kontextmenü den Menüpunkt Neu.
  4. Es erscheint ein neues Fenster Zeichenvorlage (Abbildung 1), das aus mehreren Reitern besteht. Auf dem ersten Reiter vergeben Sie oben im Feld Name eine Bezeichnung für die neue Vorlage, z. B. Wichtiger Name.

    Abbildung 1: Eine neue Zeichen-Formatvorlage benötigt zunächst einen Namen.
  5. Die beiden Felder Verknüpft mit (darin sollte Standard stehen) und Bereich können Sie zunächst ignorieren. Wechseln Sie zum Reiter Schrift.
  6. Jetzt sehen Sie einen Dialog, der wie die Schriftwahl erinnert, die Sie beim "normalen" Formatieren über Format / Zeichen erhalten. Klicken Sie hier in der Mitte bei den Schriftschnitten auf die kursive Variante der Schrift – die heißt nicht bei jeder Schriftart gleich. Im Beispiel (Times New Roman) ist die richtige Bezeichnung cursiva. Unten im Fenster zeigt Writer an, wie die Schrift aussieht, so erkennen Sie schnell, ob Sie die richtige Variante gewählt haben (Abbildung 2).

    Abbildung 2: Die übrigen Reiter im Fenster "Zeichenvorlage" entsprechen denen der normalen Zeichenformatierung.
  7. Sie könnten noch weitere Einstellungen der Schrift ändern, für das Beispiel reicht uns aber das Kursivstellen. Klicken Sie auf OK, um die neue Vorlage zu erstellen. Damit schließen Sie das Fenster, und in der Liste der Vorlagen taucht Ihre neue Vorlage Wichtiger Name auf.

Wie können Sie nun die neue Vorlage nutzen? Markieren Sie zunächst den Namen im Text, den Sie als wichtigen Namen auszeichnen möchten. Wenn Sie das Fenster Formatvorlagen noch geöffnet haben, klicken Sie einfach doppelt auf den Eintrag Wichtiger Name. Dann sehen Sie den Effekt: Der markierte Text wird kursiv (Abbildung 3).

Abbildung 3: Um eine Zeichenvorlage auf markierten Text anzuwenden, reicht ein Doppelklick auf den richtigen Eintrag in der Vorlagenliste aus.

Bis jetzt ist noch nicht allzu viel gewonnen – Text kursiv stellen konnten Sie auch ohne die Vorlage, etwa über [Strg]+[Umschalt]+[K], was zudem schneller als ein Mausklick ist, oder über das Kursiv-Icon in der Symbolleiste. Immerhin erspart Ihnen die neue Vorlage schon, sich an die korrekte Auszeichnung zu erinnern. Formatieren Sie auf gleiche Weise noch mehrere Namen als Wichtiger Name. Dann können Sie die Zeichenvorlage anpassen, um etwa alle Namen fett statt kursiv hervorzuheben:

  1. Falls das Formatvorlagenfenster nicht sichtbar ist, öffnen Sie es über Format / Formatvorlagen.
  2. Suchen Sie den Eintrag Wichtiger Name, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Ändern.
  3. Es erscheint derselbe Dialog, den Sie zum Erstellen der neuen Vorlage verwendet haben. Springen Sie hier wieder zum Reiter Schrift und ändern Sie den Schriftschnitt von cursiva (kursiv) auf Negrata (fett) – auch die Bezeichnung der fetten Schriftvariante unterscheidet sich von Schriftart zu Schriftart.
  4. Ändern Sie bei Bedarf weitere Einstellungen und klicken Sie abschließend auf OK – völlig automatisch erscheinen nun alle über diese Vorlage ausgezeichneten Textstellen fett statt kursiv.

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