Dateneingabe

Ihre Datenbank ist damit fertig, und Sie können damit nun Ihre Umsätze verwalten. Immer, wenn Sie die Datenbank öffnen und das Formular rechnungen doppelklicken, gelangen Sie in die Eingabemaske, in die Sie die Daten eintragen. Fast alle Felder sprechen für sich, so dass auch eventuelle Mitarbeiter, die nicht an der Erstellung der Datenbank beteiligt waren, problemlos damit arbeiten können. Gewöhnungsbedürftig ist allein das Feld Anrede. Hier sollte bei einer Ansprechpartnerin schlicht Frau mit einem vorangestellten Leerzeichen stehen, bei einem männlichen Adressat dagegen r Herr. Das hängt mit der oben beschriebenen Auswertung der Daten zusammen, bei der wir im Rechnungsformular die vollständige Briefanrede aus dem Text Sehr geehrte sowie den Feldern Anrede und Name bilden.

Möchten Sie später Felder und Farben des Formulars anpassen, klicken Sie in Base unter Formulare den Namen mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü die Funktion Bearbeiten. Über [F4] blenden Sie wieder die Datenquellen ein, um einzelne Felder hinzuzufügen oder zu entfernen. Zum Verschieben von Feldern ziehen Sie die Einträge mit gedrückter linker Maustaste einfach an eine andere Stelle. Die Optionen einzelner Felder verändern Sie per Doppelklick auf die Einträge. Dann landen Sie in einem Untermenü, in dem Sie zum Beispiel die Schriften oder Hintergrundfarben anpassen können (Abbildung 9).

Abbildung 9: Auch nach Erstellen des Formulars können Sie die Komponenten fast beliebig ändern. In diesem Untermenü passen Sie zum Beispiel Schriften und Farben an.

Rechnung drucken

Wenn Sie Ihre Rechnungsvorlage öffnen, werden Sie feststellen, dass dort keine Beträge auftauchen, sondern nur die Feldnamen. Das liegt daran, dass OpenOffice die Datenfelder als Teile eines Serienbriefs versteht, die erst bei der Ausgabe mit Inhalten gefüllt werden. Um das auszuprobieren, wählen Sie Datei / Drucken. OpenOffice teilt Ihnen mit, dass Ihr Dokument Adressdatenbankfelder enthält, und fragt Sie, ob Sie einen Serienbrief drucken möchten. Antworten Sie einfach mit Ja. Anschließend gelangen Sie in das Dialogfeld Seriendruck, in dem Sie die Optionen für den Druck einstellen können.

Zunächst wählen Sie in der Übersicht der Datenquellen Ihre Datenbank sowie unter Tabellen die Rechnungen aus. Markieren Sie per Klick auf den Zeilenkopf einen Datensatz. Möchten Sie mehr als einen Datensatz markieren, also ausdrucken, halten Sie [Strg] gedrückt. OpenOffice schaltet mit der Auswahl einzelner Datensätze auch die Option Markierte Datensätze ein. Klicken Sie anschließend auf OK, um den Ausdruck zu starten. Dabei ersetzt OpenOffice die Datenbankfelder durch die Werte des ausgewählten Datensatzes, wie Sie im Ausdruck verfolgen können.

Infos

[1] Thomas Hümmler, Briefe nach DIN, EasyLinux 07/2003, S. 38ff., http://www.easylinux.de/2003/07/038-musterbrief

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