Eingabeformular erstellen

Bei Ihren bisherigen Rechnungen haben Sie vielleicht die Beträge immer direkt in das Rechnungsformular geschrieben, das Sie anschließend ausgedruckt haben. Mit der Rechnungsdatenbank splitten Sie diese beiden Prozesse. Die Rechnungsdaten erfassen Sie in Base mit einem speziellen Formular, die Auswertung der Daten erfolgt über eine Art Serienbrief in Writer. Der Vorteil dieses Vorgehens: Sie sparen sich einen Arbeitsschritt, nämlich das Übertragen der Rechnungsdaten in eine Tabelle. Zudem geht es anschließend sehr viel schneller, eine Rechnung zu drucken.

Um das Formular zu bauen, klicken Sie im Bereich Datenbank auf Formulare. Wählen Sie anschließend Formular unter Verwendung des Assistenten erstellen aus, um das Formular Schritt für Schritt zu erstellen.

  1. Der erste Schritt besteht in der Auswahl der Felder für das Eingabeformular. Da Sie alle benötigen, klicken Sie einfach auf den Doppelpfeil zwischen der Liste verfügbarer Felder und der mit den Feldern im Formular (Abbildung 5) und dann zweimal auf Weiter.

    Abbildung 5: Mit dem Doppelpfeil übernehmen Sie alle verfügbaren Felder aus der Tabelle "rechnungen" in Ihr Eingabeformular.
  2. Sie kommen direkt zum fünften Schritt (die übrigen sind für diese Aktion ausgeblendet) und wählen hier eine Anordnung der Datenbankfelder aus. Da es hier nur um die Datenerfassung geht, nehmen Sie einfach das Layout, dass Ihnen am besten gefällt.
  3. Über Weiter gelangen Sie im Assistenten zum Thema Dateneingabe. Hier nehmen Sie die erste Option Das Formular wird nur zur Eingabe neuer Daten verwendet. Existierende Daten werden nicht dargestellt.
  4. Der vorletzte Schritt beschäftigt sich mit Geschmacksfragen; wählen Sie hier für Ihr Eingabeformular einfach einen Stil aus, der Ihnen zusagt.
  5. Im letzten Schritt vergeben Sie einen Namen für das Formular oder übernehmen den, den Sie auch schon für die Tabelle verwendet haben: rechnungen. Nach dem Speichern steht Ihnen das Formular für die Dateneingabe in die Tabelle zur Verfügung (Abbildung 6).

    Abbildung 6: Alle Felder Ihrer Tabelle finden Sie nun im Eingabeformular. Hier geben Sie die Rechnungsdaten ein.

Ausgabeformular erstellen

Nun erstellen Sie Ihr Rechnungsschreiben. Dazu wechseln Sie von Base zu Writer und legen dort ein neues Dokument an. (Hinweis: An dieser Stelle beschränken wir uns darauf, Ihnen die Verbindung von Datenbank und Textdokument zu vermitteln. Wenn Sie nachlesen möchten, wie Sie ein passendes Briefformular nach DIN-Norm für die Rechnung erstellen, empfehlen wir Ihnen einen älteren EasyLinux-Artikel[1].)

  1. Wählen Sie Ansicht / Datenquellen oder drücken Sie [F4], um Zugang zu Ihrer Datenbank Einnahmen 08 zu bekommen. Klicken Sie sich links durch die Verzeichnisstruktur der Datenbank, bis Sie rechts unter Tabellen / Rechnungen die einzelnen Felder Ihrer Rechnungstabelle sehen.
  2. Ziehen Sie nun mit gedrückter linker Maustaste das Feld firma in das Arbeitsfenster des Dokuments. Drücken Sie [Eingabe], um anschließend in einer neuen Zeile weiter arbeiten zu können. Ergänzen Sie dort nacheinander die Felder ansprech, strasse, plz und – nach Einfügen eines Leerzeichens in derselben Zeile – ort. Damit haben Sie in Ihr Rechnungsformular einen Anschriftenblock eingefügt (Abbildung 7), der sich die Daten beim Ausdrucken aus Ihrer Datenbank holt.

    Abbildung 7: Ziehen Sie die Felder aus der Datenbank in Ihr Dokument, um dem Rechnungsschreiben einen Adressblock zu verpassen.
  3. Als Nächstes fügen Sie das Datum ein, das dem Rechnungsdatum Ihrer Datenbank entspricht. Ziehen Sie also dieses Feld ins Dokument und klicken Sie auf das Symbol rechtsbündig in der Symbolleiste Format, um das Datum an den rechten Rand des Rechnungsschreibens zu setzen. Drücken Sie nun [Eingabe], bleibt das Absatzformat auf rechts. Klicken Sie daher in der Symbolleiste anschließend auf das Symbol für linksbündig und fügen Sie den Text Rechnungsnummer gefolgt vom gleichnamigen Feld ein. Das wird später der Betreff Ihrer Rechnung sein. Sie können ihn über das passende Symbol Fett setzen.
  4. Fügen Sie Ihrem Rechnungsschreiben die Texte hinzu, die in jeder Rechnung auftauchen: Rechnungstext und Grußformel. Dazu nutzen Sie einfach die ausführlichen Adressangaben aus der Datenbank. Schreiben Sie Sehr geehrte und ergänzen dahinter die Felder anrede und name.
  5. Schreiben Sie einen Rechnungstext wie Bitte begleichen Sie die folgende Rechnung: und fügen Sie unterhalb des Textes eine Zeile mit dem Text Nettobetrag: und dem Feld netto ein.
  6. Wiederum eine Zeile darunter schreiben Sie MWSt und fügen dahinter das Feld mwst gefolgt von dem Text Prozent = ein.
  7. Um das Ergebnis hinter dem Gleichheitszeichen präsentieren zu können, benötigen Sie nun die Abfrage, die Sie eben erstellt haben. Klicken Sie in der Übersicht Ihrer Datenquellen auf das Pluszeichen vor Abfragen und doppelklicken Sie auf die Abfrage summen. Wie Sie es schon aus der Tabelle kennen, zeigt Ihnen OpenOffice die einzelnen Spalten Ihrer Abfrage. Ziehen Sie einfach die Spalte Mehrwertsteuer hinter das Gleichheitszeichen.
  8. Fügen Sie zum Schluss noch eine Zeile mit dem Text Gesamtsumme: ein und ziehen Sie aus der Abfrage summen die Spalte Gesamtbetrag hinter den Doppelpunkt. Am Ende sollte Ihre Rechnung so ähnlich aussehen, wie in Abbildung 8 zu sehen.
  9. Damit ist Ihr Rechnungsformular fertig, und Sie sollten es als Vorlage speichern. Wählen Sie dazu Datei / Speichern unter und stellen Sie als Filter den Eintrag OpenDocument Textdokumentvorlage (.ott) ein. Vergeben Sie einen Namen für die Vorlage, zum Beispiel Rechnung, und klicken Sie auf OK, um das Dokument zu speichern.

    Abbildung 8: Das fertige Rechnungsformular ist eine Mischung von festen Texten und dynamischen Inhalten, die Sie direkt aus der Datenbank holen.

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