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Rechnungsdatenbank mit Base und Writer

Geld verdienen im Fluge

Erst in der Zusammenarbeit der einzelnen Programme zeigt OpenOffice seine wahre Stärke. Wir zeigen Ihnen am Beispiel einer Rechnungsdatenbank, wie diese Kooperation gewinnbringend funktioniert: Künftig verdienen Sie Ihr Geld dann wie im Fluge.

Das Szenario: Sie möchten als Freiberufler Ihre Rechnungsstellung vereinfachen. Dazu bauen Sie sich eine Datenbank mit OpenOffice Base, richten dort eine Tabelle ein, die Ihre Umsätze aufnimmt, und erstellen ein Eingabeformular, in das Sie Ihre Rechnungsposten eintragen. Die wiederum landen anschließend in der Base-Tabelle, die Sie am Ende für den Ausdruck Ihrer Rechnungen mit Writer verwenden. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Das Ausfüllen eines Rechnungsformulars macht wenig Arbeit, und die anschließende Buchhaltung können Sie sich sparen, weil alle Daten automatisch in die Base-Tabelle einfließen.

Datenbank und Tabelle anlegen

Base, die Datenbank von OpenOffice, gehört nicht zur Standardinstallation Ihrer Linux-Distribution. Sollten Sie Base also nicht in Ihrem Programmmenü finden, müssen Sie es zunächst einrichten. Öffnen Sie dazu Ihren Paketmanager (bei OpenSuse YaST, bei Ubuntu Synaptic) und suchen Sie dort nach base. Installieren Sie das Paket openoffice.org-base inklusive aller angezeigten Abhängigkeiten. Anschließend finden Sie Base unter diesem Namen oder der Bezeichnung OpenOffice.org Datenbank in Ihren Anwendungen. Beim Start des Programms übernehmen Sie die vorgeschlagene Option Neue Datenbank erstellen und klicken auf Weiter. Im nächsten Schritt übernehmen Sie die Optionen zur Anmeldung und zum Bearbeiten der Datenbank (Abbildung 1). Im letzten Schritt schließlich geben Sie der Datenbank einen Namen, zum Beispiel Einnahmen 08, wählen einen Speicherort, etwa im Ordner Dokumente, und klicken auf Speichern.

Abbildung 1: "Ja, die Datenbank soll angemeldet werden": Diese Option sorgt dafür, dass Sie Ihre Datenbank später von anderen OpenOffice-Programmen aus ansteuern können.
  1. Wählen Sie in Base im Bereich Datenbank den Eintrag Tabelle und klicken Sie bei Aufgaben auf Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen, um eine leere Tabelle auf den Bildschirm zu holen, die Sie nun mit den Feldern füllen, die Sie für Ihre Rechnungsdatenbank benötigen.
  2. Schreiben Sie als Feldname in die erste Zeile den Eintrag rechnungsnummer und wählen Sie unter Feldtyp den Wert Integer [INTEGER] aus. In den Feldeigenschaften stellen Sie bei AutoWert die Option Ja ein und klicken dann auf die drei Pünktchen bei Format-Beispiel. Geben Sie bei Format-Code folgenden Text ein: 00000 (Abbildung 2). Als Rechnungsnummer vergibt Base künftig automatisch eine fortlaufende Nummer mit führenden Nullen, also zum Beispiel 00001 für die erste Rechnung. Das sieht professioneller aus.

    Abbildung 2: Führende Nullen sorgen dafür, dass Zahlen größer aussehen, als sie tatsächlich sind. Aus einer "1" wird mit diesem System eine "00001".
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das grüne Dreieck ganz links und aktivieren Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Primärschlüssel. Dieser Schlüssel sorgt später dafür, dass die Rechnungsnummer das eindeutige Erkennungsmerkmal jedes Datensatzes ist.
  4. Tragen Sie anschließend die Zeilen und Werte so ein, wie Sie sie in der Tabelle Felder der Rechnungstabelle sehen (Abbildung 3). Drücken Sie danach [Strg]+[S], vergeben Sie den Namen rechnungen für die Tabelle und klicken Sie auf OK, um sie zu speichern. Damit haben Sie die Tabelle erstellt, die später Ihre Rechnungsdaten aufnehmen wird.

    Abbildung 3: So sollte das fertige Tabellenlayout aussehen. In dieser Tabelle befinden sich anschließend Ihre Rechnungsdaten.

Welche Felder Sie tatsächlich verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist aber, dass Sie sich vor der Anlage der Tabelle genau überlegen, welche Einträge Sie benötigen. Andernfalls droht im Nachhinein überflüssige Arbeit: Fügen Sie nachträglich Felder in Ihre Datenbanktabelle ein, müssen Sie in mühevoller Kleinarbeit alle Daten ergänzen, die Ihnen bis dahin fehlen.

Felder der Rechnungstabelle

Feldname Feldtyp Feldeigenschaften
firma Text [Varchar] Eingabe erforderlich: Ja
name Text [Varchar]
vorname Text [Varchar]
anrede Text [Varchar]
strasse Text [Varchar] Eingabe erforderlich: Ja
plz Text [Varchar] Eingabe erforderlich: Ja
ort Text [Varchar] Eingabe erforderlich: Ja
datum Datum [date] Eingabe erforderlich: Ja
netto Zahl [numeric] Eingabe erforderlich: Ja, Nachkommstellen: 2
mwst Zahl [numeric] Eingabe erforderlich: Ja, Nachkommastellen: 0, Defaultwert: 19

Abfrage für Beträge einrichten

In Tabellen verwaltet Base ausschließlich statische Daten. So ist es zum Beispiel nicht möglich, den Nettobetrag Ihrer Rechnung mit einem von Ihnen einzutragenden Mehrwertsteuersatz zu multiplizieren, um daraus die Höhe der Vorsteuer und den Gesamtbruttobetrag errechnen zu lassen. Dennoch gehören diese Beträge in jede Rechnung. Um sie dort einzufügen, müssen Sie einen kleinen Umweg gehen: Sie brauchen in Base eine Abfrage, mit der Sie Steuer und Summen ausrechnen.

  1. Klicken Sie in Ihrer Datenbank links auf Abfragen und wählen Sie bei Aufgaben den Eintrag Abfrage in der Entwurfsansicht erstellen. Wählen Sie im folgenden Dialog die Option Tabellen und übernehmen Sie Ihre Tabelle rechnungen mit Klick auf Hinzufügen. Sie können den Dialog dann schließen.
  2. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der Zelle neben der Überschrift Feld und wählen Sie aus der Auswahlliste rechnungen.netto. Der Eintrag vor dem Punkt bezeichnet die Tabelle, der danach das Feld aus der Tabelle – hier also das Feld mit dem Nettobetrag Ihrer Rechnung.
  3. Tragen Sie in das Feld Alias einen Namen ein, der anschließend in der Abfrage zu sehen sein wird, also zum Beispiel Nettobetrag. Diesen Eintrag können Sie frei wählen.
  4. Wählen Sie für die zweite Spalte über das Popupmenü rechnungen.mwst aus und tragen Sie als Alias zum Beispiel Mehrwertsteuersatz ein.
  5. In die dritte Spalte schreiben Sie nun die Formel, mit der Sie aus Nettobetrag und Mehrwertsteuersatz die Steuer berechnen: "netto" * "mwst" / 100. Damit erhalten Sie exakt die Mehrwertsteuer, die Sie anschließend in der gedruckten Rechnung ausweisen müssen. Vergeben Sie als Alias den Namen Mehrwertsteuer.
  6. Auch in die vierte Spalte gehört eine Formel, mit der Sie schließlich die Gesamtsumme feststellen: "netto" * "mwst" / 100 + "netto". Hier fügen Sie dem errechneten Steuerbetrag die Nettosumme hinzu. Nennen Sie das Ganze im Alias zum Beispiel Gesamtbetrag (Abbildung 4).

    Abbildung 4: Um mit Einträgen in der Tabelle zu rechnen, benötigen Sie eine Abfrage. Hier sind Formeln erlaubt.
  7. Klicken Sie auf das Diskettensymbol, um die Abfrage zu speichern, vergeben Sie einen Namen, zum Beispiel summen und schließen Sie den Dialog.

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