Rundschreiben an alle Mitglieder

Neben der Verwaltung der Vereinsmitglieder über die Vorlagensammlung gibt es auch eine konkrete Anwendung für diese Daten: das Rundschreiben an alle Mitglieder, etwa um sie zu Versammlungen und Veranstaltungen einzuladen oder über aktuelle Ereignisse zu informieren. Auch für solche Serienbriefe können Sie die Adressen aus der Base-Datenbank verwenden. Wie Sie einen Musterbrief erstellen, verrät Ihnen ein älterer Artikel aus EasyLinux [7]. Wir beschränken uns hier darauf, Ihnen zu zeigen, wie Sie die Adressen aus der Datenquelle Mitglieder.odb in Ihren Serienbrief einbinden.

Starten Sie OpenOffice Writer über das Programmmenü. Wählen Sie aus dem Menü Ansicht / Datenquellen oder drücken Sie [F4]. Sie sehen dieselbe Übersicht über vorhandene Datenquellen wie in Calc. Wird die Datenbank Mitglieder hier nicht angezeigt, lesen Sie im Abschnitt Zusammenarbeit mit Calc, wie Sie die Quelle einbinden.

Starten Sie anschließend über Extras den Serienbrief-Assistenten. Übernehmen Sie für diese kleine Anleitung einfach die Optionen Aktuelles Dokument verwenden und – nach Klick auf Weiter – bei Dokumenttyp den Brief. Im nächsten Schritt fügen Sie den Adressblock ein. Zunächst wählen Sie die Datenquelle aus, hier also Mitglieder. Danach haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten eines Adressblocks, die sich im Detail unterscheiden. Da beide Variationen aber ein Feld Anrede enthalten, das in der Tabelle Mitglieder nicht vorkommt, müssen Sie das zunächst anpassen. Dazu klicken Sie nach der Auswahl eines Blocks auf Mehr... und anschließend auf Bearbeiten. Markieren Sie das Feld Anrede und entfernen Sie es durch Klick auf den Linkspfeil Aus Adresse entfernen. Mit zweimal OK übernehmen Sie diese Änderung.

Klicken Sie nun auf Felder zuordnen. Hier weisen Sie jedem Feld des Adressblocks ein Feld aus Ihrer Datenbanktabelle Mitglieder zu. Writer versucht zunächst, die passenden Felder automatisch zu erkennen. Das funktioniert aber nur bei Namensgleichheit, im Beispiel nur bei Name. Als Stadt wählen Sie über den Auswahlpfeil das in der Datenbank Wohnort genannte Feld, als Postleitzahl das Feld PLZ und so weiter. In der Vorschau unterhalb der Zuordnungen sehen Sie, wie sich Ihre Optionen auf den Adressblock auswirken. Mit OK übernehmen Sie die Einstellungen und klicken anschließend auf Weiter. Auf die nächsten Schritte gehen wir nicht weiter ein, weil sie entweder selbsterklärend sind oder im Serienbriefartikel [7] ausführlich beschrieben werden. Auf jeden Fall steht am Ende der Schrittfolge der fertige Serienbrief an alle Mitglieder.

Infos

[1] Erste Deutsche Biersekte: http://www.biersekte.de/

[2] Höllenwölfe Geroldsau: http://www.höllenwölfe.de/hw/

[3] Du Bon Pied – Genuss zu Fuß: http://www.genuss-zu-fuss.de/

[4] Männerchor Lustschrei: http://www.lustschrei-duesseldorf.de/

[5] Wikipedia zu Vereinsmeierei: http://de.wikipedia.org/wiki/Vereinsmeierei

[6] Vorlagen: http://www.office-center-epj.de/

[7] Serienbriefartikel: Thomas Hümmler, "Brief nach DIN", EasyLinux 07/2003, S.38ff. http://www.easylinux.de/2003/07/038-musterbrief

[] Software zum Artikel auf DVD/CD: Vereinsverwaltung

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