Alle neune!

"Es würde mir nicht im Traum einfallen, einem Klub beizutreten, der bereit wäre, jemanden wie mich als Mitglied aufzunehmen", meinte einst der große Komiker Groucho Marx. Die meisten Deutschen sehen das allerdings anders: Allein hier gibt es – einer leicht veralteteten Statistik mit Stichtag 6.10.2005 zufolge – genau 594.277 Vereine. Mittlerweile dürften es ein paar tausend mehr sein. Darunter befinden sich gesellschaftliche Organisationen wie die "Erste Deutsche Biersekte" [1] oder die "Höllenwölfe Geroldsau" [2] ebenso wie zahlreiche Sport-, Wirtschafts-, Reise- und Musikvereine wie "Du Bon Pied – Genuss zu Fuß" [3] oder den Männerchor "Lustschrei" aus Düsseldorf [4]. Das Recht, einen Verein zu gründen, ist sogar im Grundgesetz verbrieft. In Artikel 9 Absatz 1 heißt es: "Alle Deutschen haben das Recht, Vereine und Gesellschaften zu bilden." Auch wenn die "Vereinsmeierei" [5] nicht zu den positiv besetzten Vokabeln gehört: Das öffentliche und soziale Leben ist ohne Vereine gar nicht denkbar. In Deutschland spielt sich ein Großteil des ehrenamtlichen Engagements in freiwilligen Zusammenschlüssen ab.

Für den Zusammenschluss in Vereinen gelten teils strenge Vorschriften, die von der Form der Organisation abhängen: Eingetragene Vereine (e. V.) beispielsweise benötigen mindestens sieben Mitglieder, eine Satzung und einen Vorstand. Die Rechtslage bringt also schon für Kleinstvereinigungen einen gewissen administrativen Aufwand mit, so dass gut beraten ist, wer sich von seiner EDV dabei unterstützen lässt.

Für Linux-Anwender im Büro ist OpenOffice erste Wahl: Das umfangreiche Paket enthält alles, was man in der Verwaltung braucht – auch in der von Vereinen. Ganz oben auf der Liste sinnvoller Anwendungen steht dabei eine Datenbank für die Mitglieder und ihre Beiträge. Danach sollte es spezielle Tools für das Managen von Veranstaltungen geben, für einen Sportverein beispielsweise eins für einen regulären Ligabetrieb oder für Turniere, für einen Debattierclub dagegen ein Programm zum Organisieren regel- oder unregelmäßiger Zusammenkünfte. Größere Vereine mit eigenem Anlagekapital und Umlaufvermögen benötigen darüber hinaus eine Warenwirtschaft, alle Clubs zudem eine Möglichkeit, sich und ihre Aktivitäten im Internet zu präsentieren. Damit ist die Aufgabenstellung für eine Vereinsverwaltung bereits recht umfassend umrissen.

Auf der EasyLinux-DVD präsentieren wir Ihnen eine kleine Sammlung von OpenOffice-Vorlagen, die Ernst-Peter Jonen erstellt hat und als Freeware vertreibt [6]. Die Vereinsverwaltung deckt zumindest einen Teil der oben skizzierten Aufgaben ab und besteht aus der Base-Datenbank Mitglieder.odb, einem Writer-Eingabeblatt Mitglieder.odt sowie aus den beiden Calc-Tabellen Mitglieder-Bankdaten.ods und Mitglieder-Daten.ods. Die Vorlagen bauen aufeinander auf und bieten Ihnen guten Komfort für Ihre Clubarbeit. Kopieren Sie die Vorlagen in ein Verzeichnis Ihrer Linux-Distribution.

Mitglieder.odb

Das Herzstück der Vereinsverwaltung ist die Base-Anwendung Mitglieder.odb. Die öffnen Sie ganz einfach per Doppelklick und sehen anschließend einen recht aufgeräumten Arbeitsbildschirm. Markieren Sie bei Formulare die Eingabemaske Mitglieder mit einfachem Mausklick. Anschließend zeigt Base Ihnen eine Vorschau auf dieses Formular (Abbildung 1).

Abbildung 1: Die Base-Anwendung "Mitglieder" mit dem gleichnamigen Eingabeformular.

Doppelklicken Sie dagegen auf den Eintrag Mitglieder, öffnet Base das Formular in Writer, und lässt Sie Daten dort erfassen (Abbildung 2).

Abbildung 2: Im Eingabeformular der Mitgliederverwaltung erfassen Sie neue Mitglieder.

Auf dem Formular erkennen Sie verschiedene Bereiche, die wir Ihnen kurz erläutern:

• Mitglieder ID mit dem voreingestellten Wert <Auto-Feld>: Hier können Sie nichts eintragen, weil Base für jedes Mitglied eine fortlaufende Nummer verwendet, den so genannten Primärschlüssel. Den benötigt eine Datenbank, um Datensätze miteinander verknüpfen zu können. Dafür ist es absolut notwendig, einen Schlüssel zu vergeben, der nur dieses eine Mal vorkommt und dann nie wieder. Am einfachsten überlassen Sie diese Arbeit Base; mit dem Auto-Feld erledigt die Anwendung diese Aufgabe selbsttätig und zuverlässig.
• Datum: Oben rechts blendet die Vorlage das aktuelle Datum ein. Leider wird es nicht in die Mitgliedertabelle übernommen.
• Mitgliederdaten: Dieser Bereich erklärt sich weitgehend selber; geben Sie hier einfach alle erforderlichen Informationen ein. Allerdings weisen manche Eingabefelder spezielle Eigenschaften auf, die Sie kennen sollten. Das Feld Geb.-Datum zum Beispiel nimmt ebenso wie die Felder Eintrittsdatum und Austrittsdatum nur Ziffern im Format TT.MM.JJ auf; geben Sie hier etwas anderes ein, wandelt Writer die Zeichenfolge in ein Datumsformat um und trägt das aktuelle Datum ein. Das liegt daran, dass in der Base-Tabelle, in die das Formular Daten einträgt, als Feldtyp der Typ Datum [Date] eingestellt ist (Abbildung 3). (Wie Sie diese Tabelle etwas besser an die Erfordernisse des Alltags anpassen, lesen Sie im Abschnitt Mitglieder-Tabelle verbessern.)

Abbildung 3: Im Bearbeitungsmodus der Tabelle "Mitglieder" legen Sie das Format der Eingabefelder fest; bei "Geb.-Datum" hier zum Beispiel "Datum [Date]". Das hilft später, Fehleingaben zu verhindern.

• Freifeld 1 und Freifeld 2 sowie Notizen sind Felder, die beliebigen Inhalt aufnehmen. Hier steht es Ihnen völlig frei, was Sie eintragen. Allerdings ist die Eingabe in den Freifeldern auf 50 Zeichen beschränkt; geben Sie mehr ein, quittiert das Formular das mit einer Fehlermeldung.
• Navigationsbereich: Unterhalb des Eingabefelds sehen Sie einige Schaltflächen, die eher zu Base gehören als zu Writer. Das erste Symbol hilft Ihnen beim Suchen eines speziellen Datensatzes, über die vier folgenden manövrieren Sie innerhalb der Daten. Ebenfalls im Viererpack präsentieren sich die Buttons zum Verwalten: Neuer Datensatz, Datensatz speichern, Rückgängig Dateneingabe und Datensatz löschen. (Die übrigen Schaltflächen erläutern wir später im Abschnitt Navigieren in den Daten). Auch wenn der Speicherknopf etwas anderes suggeriert: Sie müssen einzelne Datensätze nicht explizit ablegen; das Gleiche erreichen Sie zum Beispiel auch, indem Sie einfach zum nächsten Datensatz blättern.

Mit diesem Formular, das die Zusammenarbeit der beiden OpenOffice-Anwendungen Base und Writer eindrucksvoll demonstriert, können Sie nun einfach die Mitglieder Ihres Clubs erfassen. Allerdings sollten Sie vorher einen kleinen Umweg unternehmen, der die Nutzbarkeit der Daten später entscheidend verbessert.

Mitgliedertabelle verbessern

Am Beispiel des Datumsfelds haben Sie bereits erfahren, dass es für das Erfassen von Mitgliedern bestimmte Vorgaben gibt: Hier passt nur das Datum und sonst nichts. Solche Vorgaben sind für die Arbeit mit Datenbanken sehr wichtig: Stellen Sie sich vor, Sie möchten allen Mitgliedern Ihres Clubs einen Brief schreiben; mit Writer ist es möglich, den Text des Briefs mit den Adressfeldern der Base-Tabelle Mitglieder zu verknüpfen. Erfolgreich ist diese Zusammenarbeit von Textverarbeitung und Datenbank aber nur dann, wenn jedes notwendige Feld auch einen Wert enthält. Bleibt bei einem Mitglied in der Base-Tabelle zum Beispiel das Feld Wohnort leer, können Sie den Brief an diesen Empfänger vergessen, weil auch in Writer der Platz ungefüllt bleibt, an dem eigentlich der Ort auftauchen sollte.

Um solche Pannen zu verhindern, ist es wichtig, in der Tabelle so genannte Pflichtfelder zu definieren. Die sorgen schon bei der Eingabe für Korrektheit der Daten, weil sie den Anwender darauf aufmerksam machen, wenn irgend etwas nicht stimmt oder fehlt.

1. Wechseln Sie über [Alt]+[Tab] aus dem Eingabeformular zu Mitglieder -- OpenOffice.org Base und klicken Sie bei Datenbank auf Tabellen. Zunächst müssen Sie alle Datensätze löschen, die sich in der Tabelle befinden. Dazu doppelklicken Sie auf Mitglieder und markieren in der Tabelle eventuell bereits vorhandene Datensätze. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das grüne Dreieck am Beginn einer Datenzeile, wählen Sie aus dem Kontextmenü Zeilen löschen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Schließen Sie die Tabelle anschließend.
2. Im Abschnitt Tabellen wählen Sie bei Mitglieder über die rechte Maustaste aus dem Kontextmenü die Funktion Bearbeiten. So gelangen Sie in den Entwurfsmodus der Tabelle, den Sie schon in Abbildung 3 gesehen haben.
3. Stellen Sie den Cursor nun in das Feld Eintrittsdatum. In den Feldeigenschaften unterhalb der Tabelle sehen Sie bei Eingabe erforderlich den Wert Nein. Hier handelt es sich also nicht um ein Pflichtfeld. Ändern Sie den Wert über die Pfeilschaltfläche in Ja.

4. Verfahren Sie mit den Feldern Name, Vorname, Geb-Datum, Straße, PLZ, Wohnort sowie den Angaben der Bankdaten ebenso. Damit verhindern Sie, dass später bei der Datenerfassung diese Felder leer bleiben dürfen (Abbildung 4).

   

   Abbildung 4: Alle Felder, bei der die Eigenschaft "Eingabe erforderlich" auf "Ja" steht, sind später beim Erfassen von Daten Pflichtfelder, die nicht leer bleiben dürfen.

5. Um außerdem zu verhindern, dass bei PLZ ein unsinniger Wert erscheint, klicken Sie in dieses Feld und stellen in den Feldeigenschaften bei Länge den Wert 5 ein, weil alle Postleitzahlen in Deutschland fünfstellig sind. Für Österreich und Schweiz verwenden Sie den Wert 4.
6. Das Feld BLZ ändern Sie entsprechend. Hier ist die maximale Länge eines Eintrags in Deutschland 8, in Österreich 5. Die Schweiz und Liechtenstein verwenden die so genannte BC-Nummer, die aus drei bis fünf Stellen besteht.
7. Zusätzlich ist es möglich, bestimmte Felder schon hier mit Standardwerten zu füllen. Kommen zum Beispiel alle Mitglieder Ihres Clubs aus demselben Ort, tragen Sie bei Wohnort in den Feldeigenschaften einfach den Namen ein. Der erscheint dann bei der Eingabe, kann aber – falls mal jemand umzieht – auch überschrieben werden.
8. Klicken Sie zum Schluss auf das Diskettensymbol oben links, um Ihre Änderungen zu speichern.

Öffnen Sie anschließend noch einmal aus Base heraus das Formular Mitglieder per Doppelklick. Geben Sie probehalber einige Daten ein und schauen Sie, was passiert, wenn einzelne Pflichtfelder leer bleiben. Haben Sie in Base alles richtig eingestellt, erhalten Sie eine Fehlermeldung: "Fehler beim Schreiben von Daten in die Datenbank" (Abbildung 5). ÜberOK und die Bestätigung einer weiteren Meldung – "The record operation has been vetoed" ("Die Schreiboperation wurde untersagt") – kehren Sie zur Eingabemaske zurück und können hier die fehlenden Angaben ergänzen.

Abbildung 5: Wenn Sie beim Ausfüllen der Mitgliederverwaltung Pflichtfelder vergessen, quittiert das Formular das mit einer Fehlermeldung, und Sie müssen die Eingabe vervollständigen.

Zusammenarbeit mit Calc

Um die Daten aus der Base-Datei Mitglieder mit den Calc-Vorlagen Mitglieder-Bankdaten und Mitglieder-Daten nutzen zu können, müssen Sie die Datenbank zunächst bei der Tabellenkalkulation anmelden. Dazu starten Sie über das Programmmenü Büroprogramme die Tabellenkalkulation OpenOffice.org Calc und wählen dort Ansicht / Datenquellen oder drücken [F4]. Abhängig davon, welche Datenquellen Sie in Ihrem System haben, sieht Calc danach etwa so aus wie in Abbildung 6.

Abbildung 6: Nach dem Aufruf der Datenquellen zeigt Calc in einem Extrabereich, welche bislang vorhanden sind.

Um die Datenquelle Mitglieder.odb hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen aus dem Kontextmenü Registrierte Datenbanken. Damit öffnen Sie das Dialogfenster aus Abbildung 7.

Abbildung 7: In dieser Übersicht können Sie in Calc neue Datenquellen hinzufügen.

Klicken Sie in diesem Dialog auf Neu und anschließend bei Datenbankdatei auf Durchsuchen. Wählen Sie aus dem Verzeichnis, in dem Sie die Mitgliederverwaltung gespeichert haben – zum Beispiel Documents –, die Datei Mitglieder.odb per Doppelklick aus und bestätigen Sie die Einträge zweimal mit OK. Anschließend taucht die Datei ebenfalls in der Übersicht auf. Sie können nun den Dialog Datenquellen über [F4] wieder verlassen. Um die Daten aus der Datenbank Mitglieder in Calc einfließen zu lassen, stellen Sie den Cursor zunächst in die Zelle A1, die den Eintrag (leer) enthält. Dann wählen Sie aus dem Menü Daten die Funktion Daten / Datenpilot / Aktualisieren, und Calc fügt alle verfügbaren Bankdaten aus der Base-Tabelle in das Calc-Tabellenblatt ein.

Um nicht nur die Bankdaten Ihrer Clubmitglieder, sondern alle Mitgliedsdaten zu erhalten, verwenden Sie das Tabellenblatt Mitglieder.ods. Die Verknüpfung zur Datenquelle Mitglieder.odb ist weiter aktiv, Daten fügen Sie wie eben beschrieben ein.

Wenn Sie genauer wissen möchten, was Calc beim Zusammenführen der Daten macht, wählen Sie aus dem Menü Daten / Datenpilot / Aufrufen. Schneller erreichen Sie die Funktion, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle A1 klicken und aus dem Kontextmenü Aufrufen wählen. Im Datenpiloten sehen Sie rechts die Felder der Base-Tabelle Mitglieder und links die Bereiche eines Calc-Arbeitsblatts wie Seitenfelder oder Spaltenfelder. Per Drag & Drop ziehen Sie hier nun einfach Felder aus der Base-Tabelle auf einen Bereich des Calcsheets oder entfernen sie auf dem umgekehrten Weg wieder. Möchten Sie zum Beispiel in der Tabelle Mitglieder-Bankdaten.ods auch das Geburtsdatum sehen, ziehen Sie das Feld Geb.-Datum mit gedrückter linker Maustaste an das Ende der Liste (Abbildung 8). Mit OK bestätigen Sie die Änderung und sehen anschließend sofort das Ergebnis.

Abbildung 8: Per Drag & Drop ordnen Sie die Felder Ihrer Base-Datenbank den Bereichen der Calc-Tabelle zu.

Navigieren in den Daten

Haben Sie eine größere Anzahl von Daten erfasst, können Sie das Eingabeformular, das Sie von Base aus mit Writer aufrufen, auch zum Navigieren und Suchen innerhalb der Datensätze verwenden. Dazu stehen die Symbole rechts unten zur Verfügung. Die ersten drei Symbole dienen für die Sortierfunktionen der Datenbank. So ist es möglich, die Datensätze nach beliebigen Feldern, zum Beispiel dem Wohnort, auf- (von A bis Z) oder absteigend sortieren zu lassen. Über die folgenden fünf Symbole filtern Sie die Einträge. So ist es zum Beispiel möglich, nur die Clubmitglieder aus einer bestimmten Stadt anzeigen zu lassen.

1. Zunächst aktivieren Sie dazu den AutoFilter mit Klick auf das erste, entsprechend benannte Symbol.
2. Markieren Sie dann mit der Maus den Feldinhalt, nach dem Sie filtern möchten, also zum Beispiel im Feld Wohnort den Eintrag Frankfurt (Abbildung 9).
3. Klicken Sie dann auf das zweite Symbol mit dem Namen Filter anwenden. Dann blendet die Filterfunktion alle Datensätze aus, die einen anderen Wohnort als Frankfurt enthalten. Sie können das überprüfen, indem Sie durch die Datensätze blättern.

4. Möchten Sie die Filterung aufheben, klicken Sie auf das vierte Symbol mit dem Namen Filter/Sortierung entfernen.

   

   Abbildung 9: Über die Filterfunktion können Sie die Anzeige auf Datensätze beschränken, die einem bestimmten Kriterium entsprechen. Alle anderen blendet Base aus.

Rundschreiben an alle Mitglieder

Neben der Verwaltung der Vereinsmitglieder über die Vorlagensammlung gibt es auch eine konkrete Anwendung für diese Daten: das Rundschreiben an alle Mitglieder, etwa um sie zu Versammlungen und Veranstaltungen einzuladen oder über aktuelle Ereignisse zu informieren. Auch für solche Serienbriefe können Sie die Adressen aus der Base-Datenbank verwenden. Wie Sie einen Musterbrief erstellen, verrät Ihnen ein älterer Artikel aus EasyLinux [7]. Wir beschränken uns hier darauf, Ihnen zu zeigen, wie Sie die Adressen aus der Datenquelle Mitglieder.odb in Ihren Serienbrief einbinden.

Starten Sie OpenOffice Writer über das Programmmenü. Wählen Sie aus dem Menü Ansicht / Datenquellen oder drücken Sie [F4]. Sie sehen dieselbe Übersicht über vorhandene Datenquellen wie in Calc. Wird die Datenbank Mitglieder hier nicht angezeigt, lesen Sie im Abschnitt Zusammenarbeit mit Calc, wie Sie die Quelle einbinden.

Starten Sie anschließend über Extras den Serienbrief-Assistenten. Übernehmen Sie für diese kleine Anleitung einfach die Optionen Aktuelles Dokument verwenden und – nach Klick auf Weiter – bei Dokumenttyp den Brief. Im nächsten Schritt fügen Sie den Adressblock ein. Zunächst wählen Sie die Datenquelle aus, hier also Mitglieder. Danach haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten eines Adressblocks, die sich im Detail unterscheiden. Da beide Variationen aber ein Feld Anrede enthalten, das in der Tabelle Mitglieder nicht vorkommt, müssen Sie das zunächst anpassen. Dazu klicken Sie nach der Auswahl eines Blocks auf Mehr... und anschließend auf Bearbeiten. Markieren Sie das Feld Anrede und entfernen Sie es durch Klick auf den Linkspfeil Aus Adresse entfernen. Mit zweimal OK übernehmen Sie diese Änderung.

Klicken Sie nun auf Felder zuordnen. Hier weisen Sie jedem Feld des Adressblocks ein Feld aus Ihrer Datenbanktabelle Mitglieder zu. Writer versucht zunächst, die passenden Felder automatisch zu erkennen. Das funktioniert aber nur bei Namensgleichheit, im Beispiel nur bei Name. Als Stadt wählen Sie über den Auswahlpfeil das in der Datenbank Wohnort genannte Feld, als Postleitzahl das Feld PLZ und so weiter. In der Vorschau unterhalb der Zuordnungen sehen Sie, wie sich Ihre Optionen auf den Adressblock auswirken. Mit OK übernehmen Sie die Einstellungen und klicken anschließend auf Weiter. Auf die nächsten Schritte gehen wir nicht weiter ein, weil sie entweder selbsterklärend sind oder im Serienbriefartikel [7] ausführlich beschrieben werden. Auf jeden Fall steht am Ende der Schrittfolge der fertige Serienbrief an alle Mitglieder.