Alle neune!

Zusammenarbeit mit Calc

Um die Daten aus der Base-Datei Mitglieder mit den Calc-Vorlagen Mitglieder-Bankdaten und Mitglieder-Daten nutzen zu können, müssen Sie die Datenbank zunächst bei der Tabellenkalkulation anmelden. Dazu starten Sie über das Programmmenü Büroprogramme die Tabellenkalkulation OpenOffice.org Calc und wählen dort Ansicht / Datenquellen oder drücken [F4]. Abhängig davon, welche Datenquellen Sie in Ihrem System haben, sieht Calc danach etwa so aus wie in Abbildung 6.

Abbildung 6: Nach dem Aufruf der Datenquellen zeigt Calc in einem Extrabereich, welche bislang vorhanden sind.

Um die Datenquelle Mitglieder.odb hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen aus dem Kontextmenü Registrierte Datenbanken. Damit öffnen Sie das Dialogfenster aus Abbildung 7.

Abbildung 7: In dieser Übersicht können Sie in Calc neue Datenquellen hinzufügen.

Klicken Sie in diesem Dialog auf Neu und anschließend bei Datenbankdatei auf Durchsuchen. Wählen Sie aus dem Verzeichnis, in dem Sie die Mitgliederverwaltung gespeichert haben – zum Beispiel Documents –, die Datei Mitglieder.odb per Doppelklick aus und bestätigen Sie die Einträge zweimal mit OK. Anschließend taucht die Datei ebenfalls in der Übersicht auf. Sie können nun den Dialog Datenquellen über [F4] wieder verlassen. Um die Daten aus der Datenbank Mitglieder in Calc einfließen zu lassen, stellen Sie den Cursor zunächst in die Zelle A1, die den Eintrag (leer) enthält. Dann wählen Sie aus dem Menü Daten die Funktion Daten / Datenpilot / Aktualisieren, und Calc fügt alle verfügbaren Bankdaten aus der Base-Tabelle in das Calc-Tabellenblatt ein.

Um nicht nur die Bankdaten Ihrer Clubmitglieder, sondern alle Mitgliedsdaten zu erhalten, verwenden Sie das Tabellenblatt Mitglieder.ods. Die Verknüpfung zur Datenquelle Mitglieder.odb ist weiter aktiv, Daten fügen Sie wie eben beschrieben ein.

Wenn Sie genauer wissen möchten, was Calc beim Zusammenführen der Daten macht, wählen Sie aus dem Menü Daten / Datenpilot / Aufrufen. Schneller erreichen Sie die Funktion, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle A1 klicken und aus dem Kontextmenü Aufrufen wählen. Im Datenpiloten sehen Sie rechts die Felder der Base-Tabelle Mitglieder und links die Bereiche eines Calc-Arbeitsblatts wie Seitenfelder oder Spaltenfelder. Per Drag & Drop ziehen Sie hier nun einfach Felder aus der Base-Tabelle auf einen Bereich des Calcsheets oder entfernen sie auf dem umgekehrten Weg wieder. Möchten Sie zum Beispiel in der Tabelle Mitglieder-Bankdaten.ods auch das Geburtsdatum sehen, ziehen Sie das Feld Geb.-Datum mit gedrückter linker Maustaste an das Ende der Liste (Abbildung 8). Mit OK bestätigen Sie die Änderung und sehen anschließend sofort das Ergebnis.

Abbildung 8: Per Drag & Drop ordnen Sie die Felder Ihrer Base-Datenbank den Bereichen der Calc-Tabelle zu.

Navigieren in den Daten

Haben Sie eine größere Anzahl von Daten erfasst, können Sie das Eingabeformular, das Sie von Base aus mit Writer aufrufen, auch zum Navigieren und Suchen innerhalb der Datensätze verwenden. Dazu stehen die Symbole rechts unten zur Verfügung. Die ersten drei Symbole dienen für die Sortierfunktionen der Datenbank. So ist es möglich, die Datensätze nach beliebigen Feldern, zum Beispiel dem Wohnort, auf- (von A bis Z) oder absteigend sortieren zu lassen. Über die folgenden fünf Symbole filtern Sie die Einträge. So ist es zum Beispiel möglich, nur die Clubmitglieder aus einer bestimmten Stadt anzeigen zu lassen.

1. Zunächst aktivieren Sie dazu den AutoFilter mit Klick auf das erste, entsprechend benannte Symbol.
2. Markieren Sie dann mit der Maus den Feldinhalt, nach dem Sie filtern möchten, also zum Beispiel im Feld Wohnort den Eintrag Frankfurt (Abbildung 9).
3. Klicken Sie dann auf das zweite Symbol mit dem Namen Filter anwenden. Dann blendet die Filterfunktion alle Datensätze aus, die einen anderen Wohnort als Frankfurt enthalten. Sie können das überprüfen, indem Sie durch die Datensätze blättern.

4. Möchten Sie die Filterung aufheben, klicken Sie auf das vierte Symbol mit dem Namen Filter/Sortierung entfernen.

   

   Abbildung 9: Über die Filterfunktion können Sie die Anzeige auf Datensätze beschränken, die einem bestimmten Kriterium entsprechen. Alle anderen blendet Base aus.