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Tipps und Tricks zu OpenOffice

In dieser Ausgabe erfahren Sie unter anderem, wie Sie Grafiken in Writer einfügen, Silben automatisch trennen und Texte schneller formatieren. Außerdem lernen Sie, eigene Funktionen für Calc zu schreiben.

Tipp: Grafikdatei in Text einfügen

Zum Einfügen einer Grafik in Writer haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder fügen Sie die komplette Grafik ein, oder Sie verknüpfen sie mit dem Textdokument.

Das Einfügen hat den Vorteil, dass die Grafik immer im Text bleibt – selbst dann, wenn Sie die ursprüngliche Datei einmal löschen oder verschieben sollten. Die Nachteile dieser Methode: Die Textdatei nimmt deutlich an Größe zu; nachträgliche Änderungen an der Grafik sind im Writer-Dokument zudem nicht zu sehen.

Vorzüge und Nachteile kehren sich beim Verknüpfen um. Zwar ist die Datei kleiner, und bei späteren Änderungen wird die Grafik im Text aktualisiert. Allerdings erscheint sie gar nicht mehr im Text, wenn die Originaldatei nicht mehr vorhanden ist.

Die Funktion für das Einfügen wie das Verknüpfen ist die gleiche: Einfügen / Bild / Aus Datei. Möchten Sie eine Datei verknüpfen, schalten Sie im folgenden Dialog die entsprechende Option ein.

Eine verknüpfte Grafik können Sie nachträglich fest in Ihr Dokument einbetten (umgekehrt ist das nicht möglich): Wählen Sie dazu Bearbeiten / Verknüpfungen, markieren Sie die Grafik und klicken Sie auf die Schaltfläche Lösen (Abbildung 1).

Abbildung 1: Möchten Sie ein verknüpftes Bild endgültig in ein Dokument einbetten, "lösen" Sie so die Verknüpfung zum Original.

Tipp: OpenOffice und Microsoft Office

Noch arbeitet nicht jeder Anwender mit OpenOffice, und gerade unter Windows ist Microsoft Office nach wie vor der Marktführer. Dementsprechend verhält sich das Unternehmen auch und ignoriert beispielsweise einfach die Dateiformate von OpenOffice. Selbst dem viel gelobten und standardisierten Open-Document-Format von OpenOffice hat Microsoft ein eigenes offenes Dateiformat entgegengesetzt, das zum Standard nicht kompatibel ist. Mit diesem Umstand müssen die OpenOffice-Nutzer leben, und sie tun das nicht schlecht. Ihnen stehen nämlich verschiedene Dateiformate zur Verfügung, wenn sie Texte an Microsoft-Office-Anwender verschicken möchten.

Zunächst einmal liest und schreibt OpenOffice die doc-Formate verschiedener Word-Versionen: Wählen Sie dazu Datei / Speichern unter und suchen Sie als Dateityp ein Format aus: Word 97/2000/XP, Word 95, Word 6.0, Rich Text Format oder Word 2003 XML.

Das RTF-Format hat Microsoft entwickelt, um Daten zwischen verschiedenen Programmen austauschen zu können. Im Gegensatz zu doc-Dateien können RTF-Texte keine Makros enthalten und kommen damit als Träger der berüchtigten Makroviren nicht infrage. Word 2003 XML ist das offene Format von Microsoft.

Andere Dateiformate wie HTML sind für den Datenaustausch nicht zu empfehlen, weil ihnen wichtige Auszeichnungs- und Formatierungsattribute der Textverarbeitungen fehlen.

Aber OpenOffice kommuniziert nicht nur sehr offen mit Microsoft Office. Auch beim Datenaustausch via PDF ist das Open-Source-Büropaket seinem Konkurrenten aus Redmond meilenweit voraus. Eine PDF-Datei entspricht in der Gestaltung dem Original, der Betrachter kann das Dokument aber nicht ohne weiteres bearbeiten. In der Regel kann er nur den reinen Text des Dokuments ohne Formate kopieren. Möchten Sie mit OpenOffice ein Dokument im PDF-Format speichern, wählen Sie Datei / Exportieren als PDF. Microsoft Office bietet diese Option von Hause aus gar nicht, sondern nur in Verbindung mit Zusatzprogrammen wie Adobe Acrobat.

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