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Das Briefgeheimnis

Grafiken im Writer einbinden

11.10.2007
Im Büro ein echtes Praxisthema: Wie baut man sich ein Briefformular, das man mit oder ohne vorgedrucktes Briefpapier verwenden kann? In unserem Workshop verraten wir Ihnen dieses kleine Briefgeheimnis.

Wofür benötigt man Briefpapier in OpenOffice Writer? Wir haben doch unsere Vordrucke! Das stimmt natürlich, aber im Büroalltag gibt es dennoch alltägliche Situationen, in denen Sie eine gute Vorlage brauchen können:

Fall 1: Sie tippen ein Schreiben an einen Kunden und wissen nicht, wo der Text beginnt und wie breit er auf der Seite laufen darf. Da wäre es praktisch, eine Vorlage auf dem Bildschirm zu sehen, die zeigt, wo die Anschrift hingehört und wo der Platz für den Text ist.

Fall 2: Es gibt Momente, in denen Sie mit vorgedrucktem Briefpapier nichts anfangen können. Zum Beispiel, wenn Sie einen fertigen Brief per E-Mail oder Fax verschicken möchten. Für letzteres reicht ein Schwarz-Weiß-Ausdruck, für ersteres eine PDF-Datei.

Der Musterbrief

Das Deutsche Institut für Normung (DIN) regelt vieles, was in Deutschland im täglichen Gebrauch ist. In der Norm 5008 zum Beispiel legt das Institut verbindliche Schreib- und Gestaltungsregeln für das Arbeiten mit Textprogrammen fest.

Erste Regel: Niemand kann Sie zwingen, sich an diese Normen zu halten; wenn Sie Ihre Briefe lieber von rechts nach links und in einer 48 Punkt großen Schrift verfassen: Tun Sie es! Allerdings gibt es eine Ausnahme: Die Deutsche Post hat zur Unterstützung ihrer computergeführten Briefsortierung Vorgaben zu Anschriftenfeld und Formaten gemacht [1]. An die sollten Sie sich halten, wenn Sie Ihre Briefe schnell und an den richtigen Ort transportiert wissen möchten.

Beachten Sie diese Regeln auch, wenn Sie Fensterumschläge im Standardformat DIN lang benutzen. Damit die Anschrift auf dem zweimal horizontal gefalteten Papier im Sichtfenster auftaucht, muss erstens die Empfängeradresse an einer bestimmten Stelle stehen und zweitens das Briefpapier an einer gewissen Linie gefalzt werden.

Die übrigen Regeln der DIN-Norm 5008 sind Kann-Bestimmungen – allerdings mit Sinn. So ist es zum Beispiel durchaus wichtig, mit einer passenden Schrift und Schriftgröße für die gute Lesbarkeit eines Textes zu sorgen; schließlich möchte der Absender genau das: dass der Empfänger seinen Brief liest. Auch das Platzieren bestimmter Elemente wie Datum oder Betreff an einer vom übrigen Text abgesetzten Stelle ist sinnvoll, weil diese Elemente der schnellen Orientierung dienen. Der Empfänger sieht auf den ersten Blick, um was es geht und von wann der Brief ist. Die genauen Elemente eines DIN-gerechten Briefs können Sie in einem anschaulichen Wikipedia-Artikel nachlesen [2].

Die Vorbereitungen

Einen professionellen Briefkopf für ein Unternehmen lässt man sich am besten von einem ebensolchen Grafiker gestalten. Ist das bei Ihnen auch so, bitten Sie ihn, die gestalteten Teile Ihres Briefes als einzelne Grafiken abzuspeichern. Ideal ist es, diese Grafiken blockweise und vom Rand aus zu separieren, ohne einzelne Teile abzuschneiden. In Abbildung 1 haben wir mit dicken Linien kenntlich gemacht, wie wir diese Aufgabe beim Briefpapier der Linux New Media AG gelöst haben.

Abbildung 1: Schneiden Sie die Grafiken Ihres Briefs einzeln aus und speichern Sie die Teile als seperate Bilder, um sie hinterher in Ihr Briefformular einzubauen.

Da Sie zwei Varianten dieser Grafiken benötigen, sollte der Grafiker das möglichst schon beim Speichern der Grafiken berücksichtigen: Für den Druck der Vorlage ohne vorgedrucktes Briefpapier benötigen Sie Grafiken mit einer Druckauflösung von mindestens 300 dpi ("dots per inch"). Möchten Sie die Grafiken aber nur als Platzhalter auf dem Bildschirm verwenden, reicht die Bildschirmauflösung von 72 dpi völlig aus und hilft Ihnen später dabei, die Dateigröße Ihrer Briefvorlage angenehm klein zu halten.

Im Idealfall hat Ihnen also Ihr Grafiker bereits alle gestalteten Elemente Ihres Briefpapiers einzeln und in doppelter Auflösung von 300 und 72 dpi geliefert. Damit haben Sie alle Teile zusammen, die Sie für Ihr eigenes Briefpapier benötigen.

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