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OpenOffice: Datenbank-Funktionen in Calc

Tipps und Tricks zu OpenOffice

In dieser Ausgabe erfahren Sie, wie Sie mit OpenOffice Calc auf Datenbanken zugreifen. Außerdem geht es um Pivot-Tabellen, die in OpenOffice Datenpilot-Tabellen heißen. Und am Ende spielen wir – mit Hilfe einer Wenn-Funktion – ein Nullsummenspiel mit Ihnen.

Tipp: Zugriff auf Datenbanken mit Calc

Tabellenkalkulationen können viel mehr als einfach nur rechnen. So nutzt man Programme wie Calc zum Beispiel auch als Datenbank, weil das Arbeiten hier wesentlich einfacher zu sein scheint. Allerdings fehlen in einer Tabellenkalkulation wichtige Eigenschaften einer Datenbank, Abfragemöglichkeiten und daraus resultierende Berichte zum Beispiel, so dass sich meist nur einfache Datenbestände und -strukturen erfassen lassen.

Calc bietet ein paar Funktionen, die dabei helfen, die Lücke zwischen Tabellenkalkulation und Datenbank zu schließen. Beispielsweise können Sie in einer Calc-Tabelle aus mehreren Feldern bestehende Datensätze so verwalten, wie es auch in einer Datenbank möglich ist. Dazu definieren Sie in einem Tabellendokument einfach einen Bereich für die Datensätze: für jeden eine Zeile. Solche Datensätze können Sie nach Belieben sortieren, gruppieren und durchsuchen. Wichtig: Mit Datenbankbereichen in Calc-Tabellen sind nicht die Datenbanken und Tabellendokumente gemeint, die Sie über Ansicht / Datenquellen aufrufen und im Datenquellen-Browser bearbeiten.

So definieren Sie einen Datenbankbereich: Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste einen rechteckigen Teil des Tabellenblatts und wählen Sie Daten / Bereich festlegen. Geben Sie im folgenden Dialog einen Namen für den Bereich ein und klicken Sie auf OK (Abbildung 1). Weitere Optionen erreichen Sie über die Schaltfläche Zusätze: Hier legen Sie fest, ob der markierte Bereich Spaltenüberschriften enthält. Aktivieren Sie diese Option, damit Calc den Anfang der Spalte als Titel erkennt. Haben Sie die Überschrift und die erste Datenzeile des Bereichs bereits formatiert, können Sie für den gesamten Datenbankbereich diese Formatierung beibehalten.

Stellen Sie in dem definierten Bereich später eine Verknüpfung zu einer anderen Datenbank her, speichert Calc standardmäßig den in der Datenbank hinterlegten Inhalt der Zellen statisch. Aktivieren Sie dagegen die Option Importierte Daten nicht speichern, erzeugt die Tabellenkalkulation lediglich eine Referenz auf die Datenbank. So halten Sie Inhalte dynamisch vor, weil Calc die Daten immer neu aus der Datenbank liest. Die Quelle schließlich zeigt Informationen über benutzte Datenbankquelle und Abfragen an.

Abbildung 1: So erstellen Sie mit Calc einen Datenbankbereich, zum Beispiel für ein Adressbuch.

Tipp: Mit Bibliographie-Datenbank arbeiten

Bei OpenOffice gehört eine Beispieldatenbank mit Büchern zum Lieferumfang, die sich mit dem freien Büropaket selbst befassen. Diese Daten sehen Sie über Ansicht / Datenquellen. Doppelklicken Sie in der Datenbank auf Bibliography und wählen Sie unter Tabellen den Eintrag biblio. Dann sehen Sie rechts Ausschnitte aus den vorhandenen Datensätzen. Um die Daten in ein Tabellendokument zu platzieren, ziehen Sie den Datensatz, auf den der grüne Pfeil zeigt, per Drag & Drop in Ihre Tabelle. Damit kopieren Sie den Datensatz samt Überschrift aus der Datenbank. Die Zeilen erhalten den Datenbereichsnamen Import1.

Die zwei eingefügten Musterzeilen können Sie nun nach Belieben formatieren. Die erste Zeile ist die Überschrift, die zweite steht als Beispiel für alle weiteren Datensätze (Abbildung 2), die Sie später einfügen.

Abbildung 2: Ziehen Sie einen Datensatz in die Tabelle und formatieren Sie Überschrift und Datensatz.

Danach passen Sie den Datenbereich an. Wählen Sie Daten / Bereich festlegen und markieren Sie in der Liste den neuen Bereich. Klicken Sie auf Zusätze und aktivieren Sie die Optionen Zellen einfügen/löschen sowie Formatierung beibehalten. Mit OK bestätigen Sie die Änderungen.

Jetzt kopieren Sie den Rest der Datenbank in den Datenbankbereich der Calc-Tabelle. Ziehen Sie dazu links in der Datenquellenansicht die Datentabelle biblio per Drag & Drop auf den zweizeiligen Datenbankbereich. Die folgende Abfrage "Wollen Sie den Inhalt ersetzen?" beantworten Sie mit Ja. Daraufhin fügt Calc die Daten ein und formatiert den Datenbankbereich Ihren Vorgaben entsprechend.

Damit haben Sie die Datentabelle mit Calc verbunden. Immer, wenn Sie künftig in der Tabelle biblio einen Datensatz bearbeiten oder hinzufügen und anschließend in Calc Daten / Bereich aktualisieren wählen, übernimt das Programm die neuen Daten in die Tabelle.

Tipp: Datenbereich ändern

Möchten Sie den zuvor definierten Datenbereich ändern, wählen Sie Daten / Bereich festlegen und markieren in der Liste den Namen des Bereichs, den Sie bearbeiten wollen. Nun können Sie zusätzliche Optionen aktvieren oder die Größe des Zellbereichs anpassen.

Tipp: Datenbereich aktualisieren

Der Dokumentation von OpenOffice zufolge soll es möglich sein, in einen Datenbereich automatisch Zeilen und Spalten einzufügen, sobald Sie neue Datensätze in die Datenbank aufnehmen. Allerdings müssten Sie dazu unter Daten / Bereich festlegen / Zusätze die Option Zellen einfügen/löschen einschalten. Leider funktioniert diese Option nicht. Sie können aber den Datenbankbereich, den Sie aus einer externen Datenbank eingefügt haben, von Hand aktualisieren. Klicken Sie dazu in den Bereich und wählen Sie Daten / Bereich aktualisieren.

Tipp: Ansicht der Datenbank anpassen

Calc übernimmt eine Datentabelle in ein Tabellenblatt immer vollständig mit allen Feldern. Sollten Sie nicht alle davon benötigen, passen Sie die Ansicht einfach an. Ein Blick in die biblio-Tabelle zeigt, dass zum Beispiel unter Booktitle, Chapter oder Edition überhaupt keine Einträge vorhanden sind. Um solche leeren Spalten auszublenden, markieren Sie diese im Calc-Tabellenblatt über den Spaltenkopf und wählen Format / Spalte / Ausblenden. So gewinnen Sie aus einer unübersichtlichen Tabelle eine übersichtliche Darstellung (Abbildung 3).

Abbildung 3: Mehr Übersicht in großen Tabellen erhalten Sie, indem Sie unerwünschte Spalten ausblenden.

Tipp: Filtern in Datenbankbereichen

Mit Hilfe von Filtern suchen Sie sich schnell bestimmte Datensätze aus einem Datenbankbereich zusammen. Dazu klicken Sie in den Bereich und wählen Daten / Filter / Standardfilter. Im folgenden Dialog geben Sie die Suchkriterien an: Wählen Sie hier den Feldnamen, eine Bedingung sowie einen Wert. Den gewünschten Eintrag schreiben Sie entweder direkt in das Feld oder suchen ihn aus der Liste. Klicken Sie auf OK, sehen Sie nur noch die Datensätze, die den Kriterien entsprechen.

Tipp: Nicht alle Filter funktionieren

Aber Achtung: Nicht alle Suchbedingungen und Werte lassen sich in Calc miteinander kombinieren. So können Sie beispielsweise nicht nach Jahreszahlen suchen, die größer oder kleiner als eine bestimmte Zahl sind. Der Grund ist einfach: Calc fügt die Jahreszahlen etwa in der biblio-Tabelle statt als Zahl als Text in das Tabellendokument ein – und eine reine Zeichenkette lässt sich mit Filterkriterien wie größer und kleiner nicht so einfach erfassen. Aufgrund der lexikographischen Sortierung wäre nämlich zum Beispiel die Zahl 1820 kleiner als die Zahl 190.

Tipp: Automatisch filtern

Mit der AutoFilter-Funktion können Sie in Datenbankbereichen schnell Datensätze mit einem bestimmten Inhalt anzeigen lassen. Dazu setzen Sie den Cursor in den Datenbankbereich und wählen Daten / Filter / AutoFilter. In den Spaltenköpfen der Datenbankbereiche erscheinen nun kleine Schaltflächen mit Pfeilen.

Klicken Sie auf den Pfeil in der gewünschten Spalte und wählen Sie eins der vorgegebenen Kriterien aus. Dann sehen Sie nur noch die Datensätze, die dem gewählten Kriterium entsprechen. Alle anderen Zeilen blendet Calc aus.

Zum Filtern können Sie – neben den vorhandenen Einträgen der Spalte – eins der folgenden fünf Kriterien auswählen (Abbildung 4):

  • alle: zeigt alle Datensätze an.
  • Standard: öffnet den Standardfilterdialog.
  • Top 10: zeigt die zehn höchsten Werte.
  • leer: zeigt nur leere Datensätze.
  • nicht leer: zeigt nur die Datensätze an, in denen etwas steht.
Abbildung 4: Filter verschaffen Ihnen schnell einen guten Überblick über Ihre Datenbank.

Blendet Calc über den Filter Zeilen aus, erkennen Sie das an zwei Dingen: Erstens fehlen links einzelne Zeilennummern, und zweitens ändert sich die Farbe der Pfeilschaltfläche in der Spalte, die Sie zum Filtern benutzen, in Blau.

Sie können mehrere Filter kombinieren. Calc versteht das als "Und"-Verknüpfung, zeigt also nur die Datensätze, die Filterkriterium 1 und 2 erfüllen.

Tipp: Filter entfernen

Möchten Sie den AutoFilter wieder ausschalten, wählen Sie aus dem Menü erneut Daten / Filter / AutoFilter.

Um nur einen einzelnen Filter aus einem Datenbankbereich zu entfernen, klicken Sie zunächst in den Datenbankbereich. Danach wählen Sie aus dem Menü Daten / Filter / Filter entfernen.

Tipp: Datenbankbereiche sortieren

Ähnlich wie das Filtern funktioniert auch das Sortieren von Daten eines Datenbankbereichs. Klicken Sie mit der Maus in den Bereich und wählen Sie Daten / Sortieren. Dort suchen Sie unter Sortieren nach die Spalte, die Sie als Sortierkriterium verwenden möchten. Über die Radiobuttons Aufsteigend und Absteigend legen Sie die Sortierrichtung fest: einmal von A nach Z oder von der kleinsten zur größten Zahl, das andere Mal von Z nach A oder von der höchten zur niedrigsten Nummer. Mit OK übernehmen Sie die Einstellungen.

Tipp: KDE-Adressbuch in OpenOffice

Wer schon über ein elektronisches Adressbuch verfügt, braucht normalerweise kein zweites. Doppelte Datenhaltung macht nur mehr Arbeit und sorgt für neue Fehler, bringt aber keinen zusätzlichen Nutzen. Arbeiten Sie zum Beispiel mit Mozilla oder Thunderbird, können Sie das Adressbuch dieser Programme leicht auch in OpenOffice einsetzen.

Das gilt auch für das KDE-Adressbuch. Um aus Writer oder Calc darauf zuzugreifen, reicht es, OpenOffice mitzuteilen, dass Sie das KDE-Adressbuch als Datenquelle für das OpenOffice-Adressbuch einsetzen wollen. Das geschieht in jeder OpenOffice-Anwendung im Dialog Vorlagen: Adressbuch-Zuordnung, den Sie Über Datei / Dokumentvorlage / Adressbuch-Quelle erreichen.

Klicken Sie in dem Fenster auf die Schaltfläche Administrieren, um den Adressdatenquellen-Assistenten aufzurufen. Schalten Sie dort zunächst die Option KDE Adressbuch ein und klicken Sie dann auf Weiter. Im folgenden Dialog könnten Sie die Felder zuordnen. Das geht aber später im Dialog Vorlagen: Adressbuch-Zuordnung genauso gut.

Klicken Sie also ein zweites Mal auf Weiter und legen Sie danach im Feld Pfad fest, in welcher OpenOffice-Base-Datei Sie die Adressen speichern möchten. In der Voreinstellung ist das die Datei /home/Ihr_Benutzername/Documents/Adressen.odb. Im Feld Name des Adressbuches können Sie die Vorgabe Adressen ändern. Mit Fertig stellen gelangen Sie zurück zum Dialog Vorlagen: Adressbuch-Zuordnung. Hier verknüpfen Sie nun – falls noch nicht geschehen – die Felder (Abbildung 5). Über die Funktionstaste [F4] beziehungsweise den Befehl Ansicht / Datenquellen greifen Sie anschließend auf das Adressbuch zu.

Abbildung 5: Im Dialog "Vorlagen: Adressbuch-Zuordnung" verknüpfen Sie OpenOffice mit ähnlichen Felder aus dem KDE-Adressbuch.

Tipp: Datenpilot-Tabelle erzeugen

Eine Datenpilot-Tabelle in OpenOffice ist das Gegenstück zu einer Pivot-Tabelle in Microsoft Excel. In ihr fassen Sie große Datenmengen zusammen. Spalten und Zeilen sowie die Tabellenzellen können Sie dabei flexibel anordnen, so dass Sie die Daten auf unterschiedliche Weise sichtbar machen, Details bestimmter Bereiche anzeigen und Berichte erstellen. Der Datenpilot von Calc ist fast so mächtig wie der Reportgenerator einer Datenbank: Mit ihm erzeugen Sie interaktive Tabellen, die Sie unterschiedlich sortieren können. Es eignet sich fast jede Tabelle, in der große Datenmengen verarbeitet werden – eine Übersicht über Tagestemparaturen ebenso wie die Liste der Verkaufszahlen eines Lebensmittelkonzerns.

Um eine Datenpilot-Tabelle zu erzeugen, markieren Sie zunächst den Datenbereich, den Sie analysieren wollen. Möchten Sie das gesamte Arbeitsblatt zur Datenpilot-Tabelle veredeln, wählen Sie einfach Bearbeiten / Alles auswählen. Dann starten Sie mit Daten / Datenpilot / Aufrufen den Datenpiloten. Im ersten Dialog bestätigen Sie mit OK, dass der markierte Bereich als Quelle dient.

Im Dialog Datenpilot sehen Sie zunächst die vier noch freien Layout-Bereiche Seitenfelder, Spaltenfelder, Zeilenfelder und Datenfelder. Rechts daneben zeigt der Pilot Ihnen die Spaltenköpfe der Tabelle als Schaltflächen. Die ziehen Sie nun per Drag & Drop in einen der vier Layout-Bereiche (Abbildung 6). Haben Sie sich verzogen, ziehen Sie die Buttons aus dem einen einfach in ein anderes Feld. Um einen Eintrag aus einem Layout-Feld zu entfernen, ziehen Sie ihn heraus.

Mit einer Schaltfläche im Bereich Seitenfelder erzeugen Sie oberhalb der Datenpilot-Tabelle eine Schaltfläche und ein Listenfeld. Letzteres dient zum Filtern der Inhalte eines ausgewählten Objekts. Eine Schaltfläche, die Sie im Bereich Datenfelder ablegen, erhält als Name auch die Formel, die Calc zum Erstellen der Daten im Datenbereich verwendet; standardmäßig sehen Sie hier die Summenfunktion. Ein Doppelklick auf die Schaltfläche öffnet den Dialog Datenfeld, in dem Sie eine der folgenden Funktionen wählen können:

  • Summe: summiert alle Zahlen eines Zellbereichs.
  • Anzahl: Anzahl der Argumente.
  • Mittelwert: arithmetisches Mittel der Argumente.
  • Max/Min: größter und kleinster Wert innerhalb einer Argumentliste.
  • Produkt: multipliziert alle als Argumente eingegebenen Zahlen.
  • Anzahl (nur Zahlen): Anzahl der Argumente; Texteinträge berücksichtigt Calc dabei nicht.
  • StdAbw (Stichprobe): Standardabweichung auf Basis einer Stichprobe.
  • StdAbwN (Grundgesamtheit): Standardabweichung auf Basis der Grundgesamtheit.
  • Varianz (Stichprobe): Varianz auf Basis einer Stichprobe.
  • Varianzen (Grundgesamtheit): Varianz auf Basis der Grundgesamtheit.

Sie können auch mehrere Funktionen wählen. Halten Sie dazu bei der Auswahl einfach [Strg] gedrückt.

Mit OK schließen Sie den Datenpiloten. Daraufhin erscheint in dem Tabellenblatt eine Schaltfläche Filter sowie eine für jedes Datenfeld, das Sie im Layout-Bereich Seitenfelder abgelegt haben. Die Datenpilot-Tabelle selbst sehen Sie weiter unten.

Abbildung 6: Calc zeigt die Spaltenköpfe der Tabelle als Schaltflächen. Diese ziehen Sie einfach per Drag & Drop in einen der vier Layout-Bereiche.

Tipp: Ergebnisse für andere Layout-Bereiche berechnen

Soll Calc für Schaltflächen im Bereich Seitenfelder, Zeilenfelder oder Spaltenfelder ebenfalls Ergebnisse berechnen, öffnen Sie mit einem Doppelklick auf eine der dort abgelegten Schaltflächen den Dialog Datenfeld. Hier wählen Sie dann Benutzerdefiniert und eine der Funktionen.

Tipp: Datenpilot-Tabelle anders platzieren

Möchten Sie eine Datenpilot-Tabelle an eine andere Stelle schieben, klicken Sie im Datenpilot-Dialog auf Zusätze. Neben Ausgabe ab wählen Sie als Ursprung für die Tabelle entweder eine neue Tabelle oder eine Zelle im aktuellen Dokument, die auch in einem anderen Tabellendokument stehen darf.

Tipp: Layout der Datenpilot-Tabelle direkt ändern

Entspricht die Datenpilot-Tabelle immer noch nicht Ihren Vorstellungen, passen Sie das Layout der fertigen Datenpilot-Tabelle direkt auf dem Arbeitsblatt an. Klicken Sie dazu auf eine der Schaltflächen und ziehen Sie diese an eine andere Stelle der Tabelle – Calc gruppiert die Tabelle umgehend um. Legen Sie beispielsweise eine Schaltfläche aus dem Spaltenbereich links am Rand ab, zaubert Calc aus der Spalte eine Zeile.

Auch in der fertigen Datenpilot-Tabelle ist es möglich, Schaltflächen zu entfernen. Dazu ziehen Sie diese einfach aus dem umrandeten Bereich der Tabelle. Möchten Sie solche Schaltflächen dann aber zurückholen, geht das nur über den Datenpilot-Dialog. Den erreichen Sie am leichtesten über das Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle in der Tabelle und wählen Sie aus dem Menü den ersten Eintrag Aufrufen.

Tipp: Datenpilot-Tabelle löschen

Möchten Sie eine Datenpilot-Tabelle aus dem Arbeitsblatt löschen, klicken Sie in irgendeine ihrer Zellen und wählen Sie Daten / Datenpilot / Löschen.

Tipp: Keine Ausgabe bei leerer Zelle oder Nullwert

Manchmal möchten Sie in einer Tabelle keine Nullen sehen. Für diesen Wunsch bietet OpenOffice zwei Möglichkeiten. Die eine ist, die Anzeige von Nullwerten generell zu unterbinden: Das stellen Sie im Menü Extras / Optionen / OpenOffice.org Calc / Ansicht ein (Abbildung 7). Schalten Sie hier im Bereich Anzeigen die Nullwerte ab, erscheinen sie in der Tabelle fortan nicht mehr.

Etwas komplizierter ist es, die Nullen nur in bestimmten Zellen auszublenden. Dafür benötigen Sie eine Wenn-Abfrage: Diese Funktion prüft einen beliebigen Wert und liefert abhängig von der Prüfung ein Ergebnis. Eine Formel wie

=WENN(B6=0;"";E13)

prüft beispielsweise, ob in der Zelle B6 eine Null steht. Ist das der Fall, bleibt die Zelle mit der WENN-Funktion leer. Bei jedem anderen Wert in der Zelle B6 schreibt Calc den Inhalt von E13 in diese Zelle.

Wenn-Abfragen lassen sich auch kombinieren, um mehr als eine Zelle abzufragen. Eine Formel wie

=WENN(B6=0;WENN(B7=0;"";E13);E14)

etwa prüft erst die Zelle B6 auf Null. Nur wenn diese Bedingung erfüllt ist, prüft Calc auch die Zelle B7. Steht hier keine Null, erscheint der Inhalt der Zelle E13. Enthält die Zelle B6 einen anderen Wert als Null, gibt Calc den Inhalt der Zelle E14 aus.

Abbildung 7: Möchten Sie überhaupt keine Nullen in Tabellendokumenten sehen, schalten Sie hier die Anzeige generell aus.

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Kommentare
Anfrage zu Autofilter in Calc
Igor (unangemeldet), Donnerstag, 11. Februar 2010 12:15:43
Ein/Ausklappen

Hallo,

ich suche nun schon seit ein paar Tagen nach der Möglichkeit, wie in Abbildung 4 von (http://www.linux-community....penOffice/%28printView%29/true
) gezeigt, dem Autofilter bei Calc die Optionen -leer- und -nicht leer- hinzuzufügen. Wie geht das. (Ich weiß, das man es absolut unkompliziert über "Standardfilter... und Wert" erzielen kann aber das ist für manche zu umständlich...) Es geht um häufiges und schnelles Umschalten zwischen verschiedenen Optionen

Ich dachte erst, daß es in einer alten Version üblich war und es dann entfernt wurde (in Excel ist es noch Standard) aber OO-Versionen 2.0 und 2.4 konnten es auch nicht.

Ich würde mich über Unterstützung freuen.

Igor


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