Aufmacher Artikel

OpenOffice: Datenbank-Funktionen in Calc

Tipps und Tricks zu OpenOffice

In dieser Ausgabe erfahren Sie, wie Sie mit OpenOffice Calc auf Datenbanken zugreifen. Außerdem geht es um Pivot-Tabellen, die in OpenOffice Datenpilot-Tabellen heißen. Und am Ende spielen wir – mit Hilfe einer Wenn-Funktion – ein Nullsummenspiel mit Ihnen.

Tipp: Zugriff auf Datenbanken mit Calc

Tabellenkalkulationen können viel mehr als einfach nur rechnen. So nutzt man Programme wie Calc zum Beispiel auch als Datenbank, weil das Arbeiten hier wesentlich einfacher zu sein scheint. Allerdings fehlen in einer Tabellenkalkulation wichtige Eigenschaften einer Datenbank, Abfragemöglichkeiten und daraus resultierende Berichte zum Beispiel, so dass sich meist nur einfache Datenbestände und -strukturen erfassen lassen.

Calc bietet ein paar Funktionen, die dabei helfen, die Lücke zwischen Tabellenkalkulation und Datenbank zu schließen. Beispielsweise können Sie in einer Calc-Tabelle aus mehreren Feldern bestehende Datensätze so verwalten, wie es auch in einer Datenbank möglich ist. Dazu definieren Sie in einem Tabellendokument einfach einen Bereich für die Datensätze: für jeden eine Zeile. Solche Datensätze können Sie nach Belieben sortieren, gruppieren und durchsuchen. Wichtig: Mit Datenbankbereichen in Calc-Tabellen sind nicht die Datenbanken und Tabellendokumente gemeint, die Sie über Ansicht / Datenquellen aufrufen und im Datenquellen-Browser bearbeiten.

So definieren Sie einen Datenbankbereich: Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste einen rechteckigen Teil des Tabellenblatts und wählen Sie Daten / Bereich festlegen. Geben Sie im folgenden Dialog einen Namen für den Bereich ein und klicken Sie auf OK (Abbildung 1). Weitere Optionen erreichen Sie über die Schaltfläche Zusätze: Hier legen Sie fest, ob der markierte Bereich Spaltenüberschriften enthält. Aktivieren Sie diese Option, damit Calc den Anfang der Spalte als Titel erkennt. Haben Sie die Überschrift und die erste Datenzeile des Bereichs bereits formatiert, können Sie für den gesamten Datenbankbereich diese Formatierung beibehalten.

Stellen Sie in dem definierten Bereich später eine Verknüpfung zu einer anderen Datenbank her, speichert Calc standardmäßig den in der Datenbank hinterlegten Inhalt der Zellen statisch. Aktivieren Sie dagegen die Option Importierte Daten nicht speichern, erzeugt die Tabellenkalkulation lediglich eine Referenz auf die Datenbank. So halten Sie Inhalte dynamisch vor, weil Calc die Daten immer neu aus der Datenbank liest. Die Quelle schließlich zeigt Informationen über benutzte Datenbankquelle und Abfragen an.

Abbildung 1: So erstellen Sie mit Calc einen Datenbankbereich, zum Beispiel für ein Adressbuch.

Tipp: Mit Bibliographie-Datenbank arbeiten

Bei OpenOffice gehört eine Beispieldatenbank mit Büchern zum Lieferumfang, die sich mit dem freien Büropaket selbst befassen. Diese Daten sehen Sie über Ansicht / Datenquellen. Doppelklicken Sie in der Datenbank auf Bibliography und wählen Sie unter Tabellen den Eintrag biblio. Dann sehen Sie rechts Ausschnitte aus den vorhandenen Datensätzen. Um die Daten in ein Tabellendokument zu platzieren, ziehen Sie den Datensatz, auf den der grüne Pfeil zeigt, per Drag & Drop in Ihre Tabelle. Damit kopieren Sie den Datensatz samt Überschrift aus der Datenbank. Die Zeilen erhalten den Datenbereichsnamen Import1.

Die zwei eingefügten Musterzeilen können Sie nun nach Belieben formatieren. Die erste Zeile ist die Überschrift, die zweite steht als Beispiel für alle weiteren Datensätze (Abbildung 2), die Sie später einfügen.

Abbildung 2: Ziehen Sie einen Datensatz in die Tabelle und formatieren Sie Überschrift und Datensatz.

Danach passen Sie den Datenbereich an. Wählen Sie Daten / Bereich festlegen und markieren Sie in der Liste den neuen Bereich. Klicken Sie auf Zusätze und aktivieren Sie die Optionen Zellen einfügen/löschen sowie Formatierung beibehalten. Mit OK bestätigen Sie die Änderungen.

Jetzt kopieren Sie den Rest der Datenbank in den Datenbankbereich der Calc-Tabelle. Ziehen Sie dazu links in der Datenquellenansicht die Datentabelle biblio per Drag & Drop auf den zweizeiligen Datenbankbereich. Die folgende Abfrage "Wollen Sie den Inhalt ersetzen?" beantworten Sie mit Ja. Daraufhin fügt Calc die Daten ein und formatiert den Datenbankbereich Ihren Vorgaben entsprechend.

Damit haben Sie die Datentabelle mit Calc verbunden. Immer, wenn Sie künftig in der Tabelle biblio einen Datensatz bearbeiten oder hinzufügen und anschließend in Calc Daten / Bereich aktualisieren wählen, übernimt das Programm die neuen Daten in die Tabelle.

LinuxCommunity kaufen

Einzelne Ausgabe
 
Abonnements
 
TABLET & SMARTPHONE APPS
Bald erhältlich
Get it on Google Play

Deutschland

Ähnliche Artikel

  • Datenanalyse mit OpenOffice 2.0 – Der Datenpilot
    Wer mit Tabellenkalkulationen arbeitet, will die erfassten Daten in der Regel auch auswerten. Bei OpenOffice hilft der Datenpilot dabei, sich schnell einen Überblick über Bilanzen oder Messwerte zu verschaffen. In OpenOffice 2 hat der Pilot noch einiges an Verbesserungen erfahren.
  • Tipps und Tricks zu OpenOffice
    Diesen Monat verraten wir einige Kniffe zu Formatierungen und Zellnotizen und zeigen, wie Sie Zellen in Calc und Writer teilen und Tabellen filtern.
  • Alle neune!
    Vor ein geselliges Vereinsleben im Kegelclub und anderswo haben die Clubgötter den Schweiß der Vereinsverwaltung gesetzt. Wir zeigen Ihnen in diesem Workshop, dass Sie die lästigsten Arbeiten getrost OpenOffice überlassen können.
  • Tipps und Tricks zu OpenOffice
    Diesen Monat erfahren Sie unter anderem, wie Sie Zellen einen Namen geben und diesen in anderen Dokumenten nutzen und wie Sie Daten aus dem Internet so in Tabellen einfügen, dass Calc sie regelmäßig aktualisiert.
  • Besser arbeiten mit LibreOffice
    Die LibreOffice-Tipps verraten in dieser Ausgabe u. a., wie Sie in Calc einen Preisvergleich für mehrere Anbieter automatisieren und mit Zellkommentaren arbeiten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie eigene Grafiken in die LibreOffice-Gallery einfügen.
Kommentare
Anfrage zu Autofilter in Calc
Igor (unangemeldet), Donnerstag, 11. Februar 2010 12:15:43
Ein/Ausklappen

Hallo,

ich suche nun schon seit ein paar Tagen nach der Möglichkeit, wie in Abbildung 4 von (http://www.linux-community....penOffice/%28printView%29/true
) gezeigt, dem Autofilter bei Calc die Optionen -leer- und -nicht leer- hinzuzufügen. Wie geht das. (Ich weiß, das man es absolut unkompliziert über "Standardfilter... und Wert" erzielen kann aber das ist für manche zu umständlich...) Es geht um häufiges und schnelles Umschalten zwischen verschiedenen Optionen

Ich dachte erst, daß es in einer alten Version üblich war und es dann entfernt wurde (in Excel ist es noch Standard) aber OO-Versionen 2.0 und 2.4 konnten es auch nicht.

Ich würde mich über Unterstützung freuen.

Igor


Bewertung: 268 Punkte bei 104 Stimmen.
Den Beitrag bewerten: Gut / Schlecht

Infos zur Publikation

EL 08-10/2017: BACKUP

Digitale Ausgabe: Preis € 9,80
(inkl. 19% MwSt.)

EasyLinux erscheint vierteljährlich und kostet 9,80 Euro. Weitere Infos zum Heft finden Sie auf der Homepage.

Das Jahresabo kostet ab 33,30 Euro. Details dazu finden Sie im Computec-Shop.

Bei Google Play finden Sie digitale Ausgaben für Tablet & Smartphone.

HINWEIS ZU PAYPAL: Die Zahlung ist ohne Paypal-Konto ganz einfach per Kreditkarte oder Lastschrift möglich!      

Stellenmarkt

Aktuelle Fragen

Lieber Linux oder Windows- Betriebssystem?
Sina Kaul, 13.10.2017 16:17, 2 Antworten
Hallo, bis jetzt hatte ich immer nur mit
IT-Kurse
Alice Trader, 26.09.2017 11:35, 2 Antworten
Hallo liebe Community, ich brauche Hilfe und bin sehr verzweifelt. Ih bin noch sehr neu in eure...
Backup mit KUP unter Suse 42.3
Horst Schwarz, 24.09.2017 13:16, 3 Antworten
Ich möchte auch wieder unter Suse 42.3 mit Kup meine Backup durchführen. Eine Installationsmöglic...
kein foto, etc. upload möglich, wo liegt mein fehler?
kerstin brums, 17.09.2017 22:08, 5 Antworten
moin, zum erstellen einer einfachen wordpress website kann ich keine fotos uploaden. vom rechne...
Arch Linux Netzwerkkonfigurationen
Franziska Schley, 15.09.2017 18:04, 0 Antworten
Moin liebe Linux community, ich habe momentan Probleme mit der Einstellung des Lan/Wlan in Arc...