Gut gepackt ist halb verreist

Urlaubsplanung mit Linux

Dabei ist eine gute Vorbereitung keine Hexerei, sondern schlicht eine Frage der Planung. Viele Sachen lassen sich schon Wochen vorher erledigen, Ausweise verlängern, zum Beispiel, oder Reise buchen. Und je eher Sie das angehen, desto geringer ist die Gefahr, im Urlaub festzustellen, dass die wichtigsten Sachen doch zu Hause geblieben sind.

Die Checkliste

Tatsächlich ist die Liste der Sachen, die vorm Urlaub zu tun sind, beeindruckend lang. Wie gut, dass Sie sich nicht selber die Arbeit machen müssen, sich das auszudenken, was Sie nicht vergessen dürfen. Das hat dankenswerter Weise bereits ein freundlicher Zeitgenosse namens Jörg Eidam getan, der unter [1] eine Online-Checkliste anbietet. Diese Liste haben wir für Sie zu einer Calc-Tabelle umgebaut; Sie finden sie auf der Heft-DVD.

So nutzen Sie die Checkliste: Sie tragen einfach für alle Dinge, die Sie erledigt haben, in der entsprechenden Spalte ein x oder ein Ja ein. Auch eine Mengenangabe funktioniert prima. Mit jedem Eintrag in der Erledigt-Spalte ändert die Zelle links davon ihre Farbe in Grün (Abbildung 1). So haben Sie nicht nur eine ausführliche Übersicht über zu erledigende Sachen, sondern auch eine darüber, was Sie schon geschafft haben. Je grüner, desto Urlaub!

Abbildung 1

Abbildung 1: Haken Sie einfach in der Checkliste ab, was Sie schon gepackt oder besorgt haben: Je grüner, desto Urlaub!

Hinter dieser Farbspielerei stecken bedingte Formatierungen. Wenn Sie sehen möchten, wie das funktioniert, stellen Sie die Einfügemarke in eine der rot gefärbten Zellen, zum Beispiel in die Zelle A4. Wählen Sie dann aus dem Menü Format die Funktion Bedingte Formatierung. Unter der aktiven Bedingung 1 sehen Sie die verwendete Formel: +VORLAGE(WENN(B4<>0;"grün";"rot")).

Im Klartext bedeutet diese Anweisung: "Wenn die Zelle B4 nicht leer ist, dann verwende für die markierte Zelle die Formatvorlage 'grün'. Ansonsten verwende die Formatvorlage 'rot'".

Die Formatvorlagen wiederum erreichen Sie ebenfalls über das Format-Menü oder über [F11]. Hier ist es ganz leicht, eigene Vorlagen anzulegen:

  1. Klicken Sie in eine beliebige Zelle und formatieren Sie diese Zelle ganz nach Ihrem Geschmack (Schriftgröße 14, Schriftschnitt B für Fett, Hintergrundfarbe Blau und so weiter). Lassen Sie anschließend die Einfügemarke in dieser Zelle stehen.
  2. Drücken Sie [F11], um das Untermenü Formatvorlagen zu öffnen. Klicken Sie dort auf das Symbol für Neue Vorlage aus Selektion.
  3. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf OK.
  4. Um die gerade erstellte Vorlage einer Zelle zuzuweisen, setzen Sie die Einfügemarke an eine andere Stelle und doppelklicken anschließend den neuen Eintrag in der Liste der Formatvorlagen.
  5. Wenn Sie eine selbst erstellte Formatvorlage aus der Liste bearbeiten oder entfernen möchten, markieren Sie die Vorlage in der Liste mit der rechten Maustaste, wählen Ändern oder Löschen und bestätigen die Sicherheitsabfrage mit Ja.

Die Checkliste für den Urlaub ist bereits sehr vollständig. Dennoch enthält sie naturgemäß nicht jede denkbare Vorbereitungsaufgabe. Sie können daher nach Belieben eigene Themen in die Liste einfügen. Am besten machen Sie das am Ende der Tabelle.

  1. Scrollen Sie an das Ende der Liste, bis in die Zeile 245.
  2. Stellen Sie die Einfügemarke zum Beispiel in die Zelle A247 und schreiben Sie den Text Ihrer Aufgabe.
  3. Markieren Sie anschließend mit gedrückter linker Maustaste die Zellen A245 und B245
  4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol für Format übertragen.
  5. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen Farbeimer. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste den Farbeimer über die beiden eingefügten Zellen. Damit übertragen Sie das Format auf die neuen Zellen, die nun auch in Spalte A grün werden, wenn Sie in Spalte B etwas eingetragen haben. Wiederholen Sie das für jede neue Zeile.

Flimmerkiste

Sollte die Liste vor Ihren Augen unangenehm flimmern, haben Sie einen Bug von OpenOffice entdeckt. Das Flimmern entsteht, weil Calc aufgrund der bedingten Formatierung permanent die Seite neu aufbaut. Um das zu unterbinden, bietet Calc die folgenden Zeilen an, die wir für Sie in ein Makro der Tabelle eingefügt haben.

Sub Main
        objD = ThisComponent
        objD.LockControllers
End Sub

Sie können das kontrollieren, indem Sie den Menüpunkt Extras / Makros / Makros verwalten / OpenOffice.org Basic aufrufen und dort im Bereich Makros aus den Eintrag checkliste / Standard / flackern wählen. Klicken Sie dann daneben auf Bearbeiten. Da stehen die vier Zeilen aus dem Listing. Dennoch: Bei unseren Versuchen hat das Makro leider nicht funktioniert.

Wenn Sie das Flimmern zu sehr stört, schalten Sie es auf andere Weise ab: Drücken Sie [Strg]+ [A] , um die gesamte Tabelle zu markieren. Wählen Sie aus dem Menü Format die Funktion Bedingte Formatierung und entfernen Sie das Kreuz bei Bedingung 1. Dann hört das Flimmern auf; allerdings zeigt Ihnen Calc auch nicht mehr in Grün an, was Sie schon erledigt haben.

Mails umleiten

Ein umstrittenes Thema: Auf der einen Seite möchten Sie sicher nicht Hunderte oder gar Tausende von Mails vorfinden, wenn Sie aus dem Urlaub endlich wieder an Ihren Schreibtisch zurückkehren dürfen. Um das zu verhindern, bieten alle gängigen Mailserver so genannte Abwesenheitsfunktionen. Verwenden Sie diese Funktion, antwortet der Mailserver in Ihrem Auftrag allen Absendern mit einem vorbereiteten Text, zum Beispiel "Ich bin vom 02.07.07-20.07.07 im Urlaub. Ihre Mail kann ich in dieser Zeit leider nicht beantworten". Wie genau Sie diesen Abwesenheitsassistenten einrichten, besprechen Sie am besten mit Ihrem Systemadministrator.

Sie können prinzipiell die Abwesenheit auch über Ihren Client einstellen, indem Sie einen entsprechenden Filter einrichten, der alle eingehenden Mails beantwortet. Das hat aber den Nachteil, dass Ihr Rechner auch während des Urlaubs laufen muss, weil der Filter sonst nicht funktioniert.

Um so einen Filter zum Beispiel in KMail einzustellen, wählen Sie Extras / Abwesenheits-Nachrichten bearbeiten. Setzen Sie ein Häkchen bei Urlaubsbenachrichtigungen aktivieren und schreiben Sie in das Textfeld den Text Ihrer Abwesenheitsnotiz. Mit OK übernehmen Sie die Einstellungen und aktivieren die Funktion.

Allerdings bietet nicht jeder Mailclient diese Funktion. Haben Sie Zweifel, ob Ihrer dazu gehört, fragen Sie Ihren Systemadministrator.

Diesem eventuell kleinen Problem steht jedoch ein weitaus größeres gegenüber: Skrupellose Geschäftemacher versenden Spam millionenfach in der Hoffnung, dass einige wenige Empfänger auf solche Mails antworten. Das alleine verstopft die Datenleitungen des Internet bereits enorm. Lassen Sie Ihren Mailclient auf jede dieser Mails antworten, verdoppeln Sie diesen überflüssigen Traffic. In der Summe führt das zu Datenstaus und langsamen Übertragungsgeschwindigkeiten.

Um das zu verhindern, gibt es eigentlich nur einen Weg: Machen Sie sich die Mühe, an die 20 oder 50 Leute, die wirklich von Ihrer Abwesenheit wissen müssen, eine kurze Mail zu schicken, in der Sie auf Ihren Urlaub hinweisen. Haben Sie während dieser Zeit einen Vertreter, leiten Sie die Mails namentlich bekannter Absender einfach an diesen Kollegen weiter (Abbildung 2). Und das geht, zum Beispiel mit KMail, so:

Abbildung 2

Abbildung 2: Mit Filter: Über eine schnell erstellte Regel in KMail sorgen Sie dafür, dass wichtige Mails im Urlaub nicht unbeantwortet bleiben.

  1. Wählen Sie aus dem Einstellungen-Menü die Funktion Filter einrichten.
  2. Aktivieren Sie im Fenster Filterregeln bei Filterbedingungen die Option Trifft auf alle Folgenden zu.
  3. Wählen Sie aus dem ersten Pop-up-Menü from und im zweiten ist im Adressbuch. Damit stellen Sie sicher, dass die Regel nur für Ihnen bekannte Kontakte funktioniert. Spam-Mails bleiben so außen vor.
  4. Suchen Sie bei Filteraktionen im Pop-up-Menü Weiterleiten an und schreiben Sie in die Zeile daneben die E-Mail-Adresse Ihres Kollegen.
  5. Klicken Sie auf OK, um den neuen Filter zu verwenden. Ab sofort leitet Ihr Mailclient alle Nachrichten, deren Absender bei Ihnen im Adressbuch stehen, an Ihren Kollegen weiter.

Brückentage planen

Mit möglichst wenig Urlaubstagen möglichst lange frei haben: Das ist der Sinn so genannter Brückentage. Wer die Lücken zwischen gesetzlichen Feiertagen und vorangehenden oder nachfolgenden Wochenenden geschickt auffüllt, hat mehr freie Zeit. In diesem Jahr zum Beispiel machen Sie um den Tag der Deutschen Einheit am 3. Oktober herum aus vier Urlaubstagen neun freie Tage, vom 29.09. bis zum 07.10. Und weil Neujahr 2008 auf einen Dienstag fällt, gewinnen Sie bei geschickter Planung aus sieben Urlaubstagen gleich 16 freie Tage.

Auf der Heft-DVD finden Sie die Datei PAZE.ots. Sie enthält eine von Uwe Schöler programmierte, unter der GPL stehende und damit frei verfügbare Arbeitszeiterfassung, die Sie prima für Ihre Brückentagsplanung verwenden können, weil sie auf Jahre hinaus alle Feiertage kennt. Bleiben Sie dafür im Tabellendokument Allgemeines und tragen Sie in die Zelle F4 das Jahr ein, das Sie planen möchten, zum Beispiel 2008. In den beiden gelben Tabellen finden Sie nach Drücken von [Eingabe] die feststehenden und beweglichen Feiertage dieses Jahres. Steht ein Häkchen vor dem Datum, handelt es sich um einen gesetzlichen Feiertag (Abbildung 3). Bei den anderen Tagen müssen Sie selbst herausfinden, ob der Feiertag in Ihrem Bundesland zum festen Repertoire gehört. Mit diesen Angaben können Sie nun Ihre Brückentage planen und als Erster für das kommende Jahr Urlaub beantragen. Wir wünschen gute Erholgung!

Abbildung 3

Abbildung 3: Mit der Arbeitszeiterfassung PAZE finden Sie schnell heraus, mit welchen Brückentagen Sie Ihren Urlaub verlängern.

Infos

[1] Online-Checkliste: http://www.urlaubs-checkliste.de

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