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Schneller – Höher: Writer

Dokumentvorlagen, Formatvorlagen, Assistenten, Schriften

12.07.2007
So sehen Sieger aus: OpenOffice bietet Ihnen zahlreiche Optionen, noch schneller und effektiver Ihre Schreibarbeiten zu erledigen. Lesen Sie in unserem Workshop, wie Sie mit der Textverarbeitung Writer zu echter Hochform auflaufen.

In der vergangenen Ausgabe haben wir Sie mit den Automatisierungsfunktionen von OpenOffice sowie damit bekannt gemacht, wie Sie das Programm an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Dokument- und Formatvorlagen noch mehr Arbeit sparen und wie Sie Assistenten einsetzen, die den Rest für Sie erledigen.

Dokumentvorlagen erstellen

Eine der häufigsten Aufgaben, die Sie mit Writer erledingen werden, ist das Verfassen von Briefen. Also ist es absolut sinnvoll, eine Briefvorlage zu erstellen, die Ihnen auf Knopfdruck zur Verfügung steht und die alles enthält, was so ein Brief braucht: Ihren Namen und die Absenderadresse im Briefkopf, Platz für die Adresse des Empfängers, das Betreff, aktuelles Datum und am Ende vielleicht eine Standard-Grußformel (Abbildung 1). Mit Writer ist das alles kein Problem.

Abbildung 1: Die fertige Briefvorlage mit allem, was Ihre Korrespondenz benötigt.
  1. Starten Sie Writer. Sie sehen vor sich ein leeres Blatt, das Sie nun mit allen Elementen eines Briefes füllen werden. Wählen Sie zunächst aus dem Menü Einfügen die Funktion Kopfzeile / Standard. Sie sehen einen Positionsrahmen im Kopf der Seite. Er ist auf jeder Seite sichtbar, die Sie innerhalb dieses Dokuments erzeugen.
  2. Klicken Sie in die Kopfzeile und geben Sie Ihren Namen ein. Betätigen Sie [Eingabe] und schreiben Sie in die nächsten zwei Zeilen Ihre Anschrift. Markieren Sie alle drei Zeilen mit der Maus und klicken Sie in der Symbolleiste Format auf das Symbol für Zentriert, um alles nach der Mitte der Seite auszurichten.
  3. Wählen Sie aus dem Menü Format die Funktion Zeichen, um das Aussehen des Namens festzulegen. Suchen Sie sich unter Schriftart einen Font aus, der Ihnen gefällt; für den Namensschriftzug haben Sie gestalterisch relativ freie Hand. Einziges Kriterium: lesbar muss er sein. Sollten Ihnen die eingebauten Linux-Schriften nicht reichen, lesen Sie weiter unten, wie Sie neue Fonts installieren, um eine größere Auswahl treffen zu können. Wir haben uns in diesem Beispiel für die Schrift URW Palladio L entschieden, eine solide, kursive Schriftart.
  4. Wählen Sie unter Schriftschnitt die Option Fett Kursiv, um zu tun, was Sie eigentlich nicht machen sollten: Schrifteffekte zu mischen. In diesem Fall – es ist ja die Überschrift Ihres Briefes – können Sie eine Ausnahme machen.
  5. Stellen Sie nun noch unter Schriftgrad zum Beispiel 18 ein, damit der Name besser zu sehen ist.
  6. Wechseln Sie in das Register Schrifteffekt. Dort finden Sie das Klappmenü Schriftfarbe. Wählen Sie eine andere Farbe für die Überschrift aus, die auch bei Schwarzweiß-Druckern funktioniert und Ihrem Brief einen edlen Touch verpasst: Novell medium gray (Abbildung 2) oder, falls Sie nicht OpenSuse benutzen, Grau 40%.

    Abbildung 2: Schriftfarbe Medium Gray: Damit geben Sie Ihrem Briefkopf einen edlen Touch.
  7. Klicken Sie auf OK, um alle Änderungen an der Schrift zu übernehmen.
  8. Ihr Briefkopf ist fast fertig. Nur die Anschrift ist etwas groß geraten. Markieren Sie die beiden Zeilen mit Straße, Postleitzahl und Ort und wählen Sie aus der Symbolleiste bei Schriftgröße für diese Zeilen eine Größe von 12 aus.
  9. Betätigen Sie noch einmal die Zeilenschaltung. Drücken Sie die Taste [-] ein paar Mal hintereinander und am Ende [Eingabe]. So fügt Writer eine Linie unter diesen Textblock ein. Damit heben Sie diesen Block gut sichtbar von dem eigentlichen Brief ab.

Fußbereich gestalten

Möchten Sie in Ihre Briefvorlage weitere Elemente einfügen, etwa Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse, können Sie den Brieffuß dafür prima nutzen. Auch die DIN 5008 [1] regelt das so, allerdings für Brief im geschäftlichen Bereich.

  1. Fügen Sie über das Menü Einfügen / Fußzeile / Standard eine Fußzeile ein und stellen die Einfügemarke in diese Zeile.
  2. Erstellen Sie eine Tabelle über das Menü Tabelle / Einfügen / Tabelle. Ändern Sie bei Zeilen die Option auf 1 und lassen Sie die Spaltenzahl 2 unverändert. Klicken Sie auf Umrandung, um die Umrandung der Tabelle zu entfernen (Abbildung 3). Mit OK übernehmen Sie die Einstellungen.

    Abbildung 3: Klicken Sie auf das Rahmensymbol und wählen Sie "Keine Farbe", um den Rahmen beim Druck des Briefes auszublenden.
  3. Schreiben Sie nun in die erste Tabellenzelle Ihre Telefonnummer im international gültigen Format +49 xxxx xxxx. Die Null Ihrer Ortsvorwahl lassen Sie weg.
  4. Erfassen Sie in der zweiten Zelle Ihre E-Mailadresse. Klicken Sie in der Format-Symbolleiste auf das Symbol Rechtsbündig, um den Text dieser Zelle am rechten Rand auszurichten.
  5. Markieren Sie die gesamte Tabelle, indem Sie mit der Maus so links neben die Tabelle fahren, dass sich der Mauszeiger in einen nach rechts weisenden Pfeil verändert und dann klicken. Mit der Markierung öffnen Sie die Symbolleiste Tabelle. Wählen Sie unter Umrandung die Option Linie oben, um eine optische Grenze zwischen Textkörper und Fußzeile einzuziehen.

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