Bürobedarf

Auf die meisten Neuerungen von OpenOffice 3.2 stoßen Sie in der Tabellenkalkulation und bei der Diagrammerstellung. Die anderen Modulen bringen vorwiegend kleinere Verbesserungen und Bugfixes mit, die das Arbeiten mit der Software erleichtern. Wie üblich bei kleineren Releases macht die neue Version nicht alles anders oder völlig unerwartet – vielmehr handelt es sich um eine konsequente Weiterentwicklung der mit dem Release 3 auf den Weg gebrachten Anpassungen.

Writer: Weniger statt mehr

In puncto Textverarbeitung bringt das kommende Release keine neuen Features mit. Tatsächlich wurde – neben vielen Bugfixes – eine Funktionalität sogar aus Writer entfernt: Die bisher direkt integrierte Mediawiki-Unterstützung steckt nun in der Wiki-Publisher-Erweiterung. Sie ermöglicht es, Open-Office-Dokumente direkt in einem Format für MediaWiki zu speichern; Sie finden sie im offiziellen Portal für Erweiterungen (Abbildung 1) von OpenOffice [1].

Abbildung 1: Im Extensionsportal finden Sie den Wiki-Publisher und viele nützliche Erweiterungen.

Neues vom Im- und Export

Einen hohen Stellenwert in der Entwicklung von OpenOffice nimmt traditionell die Kommunikation mit der "Außenwelt" ein, die – in den meisten Fällen – die Sprache von Microsoft Office beziehungsweise dessen XML-Dateiformaten spricht. So gibt es zahlreiche Fehlerkorrekturen, um die Kompatibilität zu erhöhen sowie Verbesserungen an den Im- und Exportfiltern. Bisher war es zum Beispiel unmöglich, Dokumente in Microsofts neuem OOXML-Format zu importieren, wenn ein Passwort diese schützte. Ab Version 3.2 öffnen Sie solche Dokumente problemlos auch in OpenOffice – vorausgesetzt Sie kennen das schützende Passwort. Auch der umgekehrte Weg funktioniert nun: Beim Speichern im Binärformat für Microsoft Word (.doc) erlaubt OpenOffice nun ebenfalls einen Passwortschutz – dies klappte bisher nur bei OpenDocument-Formaten. Darüber hinaus importiert OpenOffice nun auch Pivottabellen, OLE-Objekte und Formularkontrollfelder aus Excel-2007-Dokumenten.

Dateisperren an oder aus

Beim Betrieb von OpenOffice in größeren Netzwerken, die auf sehr unterschiedliche Systeme setzen, funktionierte mitunter der in Version 3 eingeführte File-Locking-Mechanismus nicht einwandfrei, der Dateien vor ungewollten Veränderungen schützen soll. Öffnet ein Anwender eine Datei in OpenOffice, legt die Software automatisch eine so genannte Lock-Datei an. Diese sorgt dafür, dass sie für andere Benutzer schreibgeschützt ist – auch für solche, die über MS Office auf die Datei zugreifen. In großen Netzwerken kann es vorkommen, dass OpenOffice eine Lock-Datei anlegt, diese aber nicht mehr löschen kann, was zu Problemen führt. In OpenOffice 3.2 kann der Admin nun den dateibasierten Sperrmechanismus über einen Konfigurationseintrag aushebeln. OpenOffice erzeugt dann zwar die Lock-Datei, wertet sie aber nicht mehr aus.

"Kleinkram" in Calc

Die Tabellenkalkulation von OpenOffice ist immer für Verbesserungen gut – gerade auch "im Kleinen". Nutzen Sie Calc intensiv, kennen Sie sicherlich Bereiche, in denen Sie sich Vereinfachungen beim Umgang mit typischen Tätigkeiten wünschen. Für die Version 3.2 haben die Entwickler in mehreren Bereichen aufgeräumt, die für viele Anwender wirklich lästig und nervig waren.

Nutzen Sie in einem Dokument zum Beispiel verbundene Zellen, können Sie nun auch innerhalb dieser Bereiche Spalten einfügen und löschen. Ebenfalls kopieren Sie nun auch verbundene Bereiche, um sie an anderer Stelle wieder einzufügen. Bisher erhielten Sie diesem Versuch solch aufschlussreiche Meldungen wie Kann nicht in zusammengefasste Bereiche einfügen oder Zusammenfassen nicht verschachteln.

Ebenfalls störend in Calc war bisher, dass Sie nur zusammenhängende Zellbereiche mit Umrandungen versehen konnten. Eine Auswahl mehrerer einzelner Zellen verhinderte eine Umrandung. In der neuen Version versehen Sie hingegen beliebige Mehrfachauswahlen mit Zellumrandungen.

Auch an den Copy-&-Paste-Möglichkeiten haben die Entwickler gearbeitet. Sie kopieren in der neuen Version auf Wunsch auch nicht-zusammenhängende Zellen als quadratischen Block und fügen diese dann an anderer Stelle im Dokument ein. Dort bereits vorhandene Inhalte überschreibt dieser Schritt.

Eine weitere Verbesserung der Handhabung betrifft die Tastenkombination [Umschalt]+[ F4]. Diese wandelt innerhalb von Formeln relative in absolute Zellbezüge um und umgekehrt. Bisher konnten Sie die Kombination nur auf einzelne Zellen anwenden, nun funktioniert sie auch für komplette Zellbereiche und sogar Mehrfachauswahlen, die nicht direkt zusammenhängen.

Datenpilot

Für den Datenpiloten (Abbildung 2) sind ebenfalls mehrere Erweiterungen in Arbeit, die es allerdings noch nicht in die Version 3.2 geschafft haben. Zumindest eine der Verbesserung spüren Sie bereits in der aktuellen Version. Der Datenpilot wertet gewöhnlich einen fest definierten Bereich von Werten aus. Möchten Sie diesen nachträglich ändern, müssen Sie dazu nicht mehr die Datenpilot-Tabelle löschen und neu einfügen. Vielmehr klicken Sie im Datenpiloten auf die Schaltfläche Zusätze und fügen unter Auswahl aus den neuen Bereich für die Auswertung hinzu. Diese Funktion gibt es in einigen Distributionsvarianten wie etwa Ubuntu und Debian schon länger, sie fließt aber erst jetzt in die offizielle Open-Office-Version ein, die vom Projekt selbst kommt.

Abbildung 2: Im Datenpiloten lässt sich nun auch nachträglich der Auswertungsbereich ändern

Bedingte Formatierung

Excel-Umsteiger bereitete die bedingte Formatierung (Abbildung 3) in Calc bisher Probleme, weil sie den Umgang mit Zellvorlagen nicht gewohnt waren. Die wenigen vorhandenen Zellvorlagen genügen für diesen Zweck üblicherweise nicht. Wollten Sie dann neue Vorlagen anlegen, mussten Sie bis jetzt das Formatvorlagenfenster bemühen. Ab Version 3.2 weist Ihnen eine zusätzliche Schaltfläche mit der Beschriftung Neue Vorlage einen direkten Weg über den Dialog bedingte Formatierung, um entsprechende Zellvorlagen zu erzeugen. Allerdings müssen Sie bereits angelegte Zellvorlagen weiterhin über das Formatvorlagenfenster löschen und ändern.

Abbildung 3: Kein Umweg mehr erforderlich: Neue Zellvorlagen lassen sich direkt über die "bedingte Formatierung" erstellen.

Abbildung 4: Durch die Belegung der Taste [Alt] stehen noch mehr mögliche Tastaturbelegungen zur Verfügung.

Filter: Aus 3 mach 8

Drei Filterkriterien sind oftmals zu wenig für umfangreiche Abfragen. Daher haben die Entwickler den Standardfilter (Abbildung 5) auf maximal acht Kriterien erweitert und zudem um einige Filterbedingungen ergänzt. Filterungen der Art beginnt mit, endet mit oder enthält konnten Sie zwar bisher auch schon mit Hilfe von regulären Ausdrücken erreichen, jedoch erweist sich die direkte Auswahl als viel bequemer und anwenderfreundlicher.

Abbildung 5: Der Standardfilter lässt acht Kriterien zu und stellt mehr "Bedingungen" bereit.

Mehr Diagrammtypen

Weitere Neuerungen haben sich die Open-Office-Macher insbesondere bei der Diagrammerstellung einfallen lassen. Hier finden Sie jetzt zwei neue Diagrammtypen, die Anwender besonders häufig nachfragen. In einem Blasendiagramm (Abbildung 6) bilden Sie Elemente mit drei abhängigen Merkmalen in einer 2D-Fläche ab. Es lässt sich mit einem XY-Diagramm vergleichen, in dem die Größe der dargestellten Datenpunkte (die "Blasen") den Wert der dritten Variablen angibt. Blasendiagramme kommen häufig bei der Portfolio-Analyse [2] zum Einsatz. Etwas spezieller ist der neue Typ gefülltes Netzdiagramm, der sich insbesondere gut für die Darstellung von Soll-Ist-Vergleichen eignet.

Abbildung 6: Die Blasendiagramme gehören zu den zwei neuen Diagrammtypen in OpenOffice.

Neben der Einführung der beiden neuen Diagrammtypen lassen sich einzelne Diagrammelemente nun leichter bearbeiten. So erkennen Sie über das Kontextmenü präziser, welches Element Sie aktuell anpassen wollen und bietet Ihnen die dafür verfügbaren Änderungsdialoge direkt an. Zudem bringt die Symbolleiste Format neuerdings ein Auswahlfeld für die einzelnen Diagramm-Elemente und eine Schaltfläche zum Formatieren derselben mit. Dadurch fällt das bisher teils schwierige Markieren bestimmter Elemente – wie etwa Achsen oder einzelner Datenreihen – deutlich leichter.

Rotierbare Datenbeschriftungen

Datenbeschriftungen, die Sie insbesondere für Säulendiagramme benötigen, drehen Sie nun auch (Abbildung 7). Das ermöglicht es, große Datenwerte sinnvoll und lesbar darzustellen. Eine weitere Neuerung stellt das optionale Einbeziehen von ausgeblendeten Zellen dar. Standardmäßig stellt OpenOffice ausgeblendete Zellen nicht innerhalb des Diagramm-Datenbereichs dar. Sie finden die Option Werte ausgeblendeter Zellen einbeziehen im Register Optionen, das Sie erreichen, wenn Sie per Rechtsklick auf die Werte in einem Diagramm den Punkt Datenreihe formatieren aus dem Kontextmenü wählen.

Abbildung 7: Drehbare Datenbeschriftungen sind gerade für Säulendiagramme unabdingbar.

Kommentare oder Notizen?

Unter Notizen verstand man in OpenOffice bisher üblicherweise zweierlei Dinge: Während in Writer und Calc die Bemerkungen zu bestimmten Textstellen oder Zellen so heißen, fallen in Impress Anmerkungen darunter, die zum Ausdruck oder zur Darstellung in der Referentenansicht vorgesehen sind. Anmerkungen, die einzelne Folien ergänzen, zählten bisher nicht dazu. In der Version 3.2 ändert sich das: Hier platzieren Sie nun auch in Impress solche Anmerkungen direkt auf einer Folie, was jedoch einen Namenskonflikt in Impress verursachte. Den haben die Entwickler gelöst, und die direkten Anmerkungen kurzerhand in Kommentare umgetauft (Abbildung 8). Während Sie jetzt also in Writer und Calc Ihre Anmerkungen zu Textstellen und Zellen unter dem Begriff Kommentare wiederfinden, gibt es in Impress neben der bisherigen Notizansicht nun zusätzlich die Möglichkeit, an gezielten Stellen Kommentare für die Teamarbeit zu ergänzen.

Abbildung 8: In Impress gibt es jetzt nicht nur Notizen, sondern auch Kommentare.

Weitere Infos

Neben den hier beschriebenen Neuerungen gibt es auf den OpenOffice-Projektseiten eine englischsprachige Zusammenstellung aller wichtigen neuen Funktionen [3]. Detailliert geben über diese auch die Release Notes Auskunft, die Sie ebenfalls über die Projektseite abrufen [4]. Das deutschsprachige Projekt stellt ebenfalls einen Überblick der Neuerungen bereit. Laden Sie die neue Version 3.2 am besten direkt über die Quickdownload-Seite herunter [5].