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Projekte planen

STIBS' Biz-Kick: Projektmanagement konventionell

14.04.2011 In der IT-Fachliteratur geht es beim Projektmanagement meist um Software-Projekte. Den Hausbau ausschließlich mit agilen Methoden umzusetzen, fällt oft schwer. Dieser Beitrag stellt sechs Linux-Desktop-Programme vor, die Sie beim "konventionellen" Projektmanagement unterstützen.

PRINCE2, PMBOK, PMI, GPM oder IPMA sind Projektmanagern bekannte Abkürzungen. Was Otto Normalo aus dem Bauch heraus von der Idee über Planung, Durchführung und Auswertung bei einem (oder mehreren) Bier erledigt, wird in der Projektmanager-Ausbildung mit theoretischem Grundgerüst und praktischen Beispielen untermauert. Diverse Zertifizierungen weisen die Fachkompetenz des Managers nach. Und die Wikipedia definiert Projektmanagement ganz einfach als "das Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten". Hilfreiche Software existiert dafür auch – besonders unter Linux.

Fundamentals

Grundsätzlich geht der Projektmanager von einem Phasenmodell aus. Projektdefinition, -planung, -durchführung und -kontrolle sowie Projektabschluss sind die wichtigsten. In der Projektplanung beispielsweise wählen Sie die Team-Mitglieder aus, die die Aufgabe gemeinsam am besten lösen werden oder legen Zeit- und Ablaufpläne fest. Das wohl bekannteste Werkzeug zur Erarbeitung und Darstellung der Pläne ist die Netzplantechnik mit der Methode des kritischen Pfades. Als weitere Art, mehrere eventuell gleichzeitig ablaufende Teilvorgänge grafisch darzustellen, eignen sich Balkendiagramme auf einer Zeitschiene, sogenannte Gantt-Charts. Neben der der Zeit- und Vorgangsplanung bedarf es noch der Zuordnung der richtigen Team-Mitglieder zu den Aufgaben. An "Meilensteinen" kontrolliert man, wo man steht und außerdem sollte der Projektmanager Werkzeuge und Hilfsmittel passend zuordnen, die Stunden der Mitarbeiter im Auge behalten und für gute Kommunikation und korrekte Abrechnung sorgen.

Alles in einem?

Es kaum möglich, alle notwendigen Funktionen in nur ein Programm zu integrieren. Vom Platzhirsch Microsoft Project hat wohl jeder schon einmal gehört. Daneben gibt es eine Menge an Tools und Hilfsmitteln. Kollaborationslösungen realisieren die Kommunikation der Projektmitarbeiter untereinander. Whiteboard-Lösungen oder Mindmapping-Software leisten gute Dienste bei Team-Meetings zur Visualisierung von Ideen und Zusammenhängen. Projektplanungssoftware verwaltet die Vorgänge, ordnet ihnen Menschen und Ressourcen zu und erledigt eventuell noch die Abrechnung. Ganz allgemein teilt man in Single- und Multi-Projektmanagement-Systeme ein. Daneben existieren noch die unternehmensweiten Enterprise-Lösungen und Kollaborationsplattformen. Unseren kleinen Exkurs in Projektmanagement-Tools starten wir mit den Mindmappern.

Kopfsalat

Um Gedankengänge und komplexe Strukturen zu visualisieren, benutzt man Mindmaps, die ausgehend von einem Problem im Mittelpunkt an Ästen und Zweigen die zugehörigen Stichpunkte notieren. Viele Menschen mögen diese Art der Darstellung, da sie sich an unseren Gedankengängen orientiert. Bekannteste Mindmapping-Software für Linux ist wohl Freemind. Das Java-Programm existiert schon seit einigen Jahren und wird kontinuierlich weiterentwickelt: Version 0.9.0 stammt vom 12. Februar diesen Jahres und steht unter http://freemind.sourceforge.net zum Download bereit. Die Liste der Features ist lang und enthält unter anderem HTML-Export, schlaues Drag & Drop, um ganze Äste zu verschieben oder die Speicherung der Mindmaps in XML für einfache Weiterverwendung. Selbstkritik fehlt aber ebenfalls nicht auf der Startseite. Das Einbetten von Bildern funktioniert noch nicht sauber. Eine Alternative zu Freemind ist Sciplore (http://sciplore.org/software/sciplore_mindmapping). Mit ähnlichen grundlegenden Funktionen wie Freemind ausgestattet, kann es speziell im wissenschaftlichen Bereich punkten. Den einzelnen Nodes ordnen Sie manuell oder über BibTeX die passenden Referenzen zu den originalen Fundstellen zu. Aus PDF's importiert Sciplore die Bookmarks und verlinkt automatisch auf Datei und Lesezeichen. Alle Plagiatoren unserer Zeit sollten dringend von dem Programm erfahren. Sciplore's Dateiformat ist kompatibel zu Freemind.

Abbildung 1

Abbildung 1: Alle Werkzeuge zum Erstellen von Mindmaps verbannt Freemind an den linken Fensterrand.

Abbildung 2

Abbildung 2: Planners unterster Hauptpunkt links zeigt die Auslastung der eingerichteten Ressourcen (auch Mitarbeiter) an.

Netzplan und Gantt

Seit 2009 nicht mehr weiterentwickelt, aber trotzdem noch gut nutzbar ist die Software Planner (http://live.gnome.org/Planner), ehemals von der Firma Imendio entwickelt. In allen größeren Distributionen sollte das Paket im Repository liegen. Es gehört zum Gnome Office, funktioniert aber mit GTK ohne Abhängigkeiten zu den Bibliotheken des Desktops. Planner beherrscht Gantt-Darstellung der Vorgänge und Zuordnung von Ressourcen, die auch Personen sein dürfen. Die Oberfläche ähnelt mit den Buttons am linken Rand alten Outlook-Versionen. Moderner und mit mehr Features ausgestattet präsentiert sich die Java-Software OpenProj, zu finden unter http://openproj.org. Die Software beherrscht auch die Netzplantechnik und wurde erfolgreich vom Autor in der Ausbildung von IT-Systemkaufleuten eingesetzt. Die Benutzung ähnelt dem Verfahren von Hand: Zuerst schreiben Sie alle Vorgänge mit zugehöriger Dauer auf, dann legen dann Vorgänger und Nachfolger für jeden Vorgang fest. OpenProj erzeugt daraus alle Vorgangsknoten und markiert den kritischen Pfad. Die Knoten lassen sich frei verschieben, um eine ordentliche Darstellung zu erzielen, die das Programm mit der Automatik nicht erreicht. Schade nur, dass die Vorgangsknoten nicht den in der DIN vorgesehenen Normen entsprechen. Weiterhin verwalten Sie mit OpenProj Ressourcen und Mitarbeiter, legen Meilensteine fest und sehen sich bei Bedarf das Projekt als Gantt-Diagramm an. OpenProj kann MS Projekt Dateien speichern und verarbeiten.

Abbildung 3

Abbildung 3: Netzpläne unter Linux beherrscht von unseren getesteten Tools bisher nur OpenProj, Gantt ist aber immer dabei.

Ressourcen im Griff

Einem anderen Problem widmen sich zwei Java-Programme: der Verwaltung von generischen Ressourcen. Stellen Sie sich vor, Sie müssen ein Meeting durchführen. Dazu brauchen Sie zuerst einen Raum mit ausreichend Sitzplätzen, Kaffee, Gebäck und Geschirr in passender Menge. Der Kollege Müller wollte noch eine Präsentation zeigen, also fehlen Beamer und Leinwand – Notebook bringt er selbst mit. Ach ja, der Flipchart und frische Stifte dürfen auch nicht fehlen. Jetzt stellt sich die Frage, ob nicht zum Zeitpunkt des Meetings der gewünschte Raum, der Beamer oder die Leinwand nicht bereits von jemand anderem gebucht sind. Falls Sie eine Ressourcenverwaltung nutzen, haben sie an dieser Stelle für Ihr Projekt den vollen Überblick.

Empfehlenswert ist das Eclipse-basierte airTODO von http://airtodo.sourceforge.net besonders für den Überblick über Menschen, die am Projekt beteiligt sind. Es arbeitet lokal oder als Client/Server im Netzwerk, wofür eine Installation im Servermodus gestartet werden muss. Kunden, Mitarbeiter, Projekte, Aufgaben, Zeiten und Termine managt airTODO nach den Richtlinien des Project Management Body of Knowledge (PMBOK), einem Standardwerk des Project Management Institute. Mehr auf materielle Ressourcen, aber auch auf Personen ausgerichtet ist Rapla (http://rapla.org). Das Programm wurde an der Uni in Bonn entwickelt. Eine Kalender-Ansicht mit Terminen nebst zugeordneten Ressourcen erlaubt den schnellen Überblick. Assistenten helfen bei der Einrichtung von neuen (Serien-)Events.

Abbildung 4

Abbildung 4: Integration mit OpenOffice, Servermodus und CRM-Features sind Highlights von airTODO.

Abbildung 5

Abbildung 5: Ursprünglich für die Verwaltung von Räumen gedacht, eignet sich Rapla zum Verwalten generischer Ressourcen.

Desktop und danach

Wie in allen Bereichen, in denen Desktop-Software jahrelang die wichtigste Rolle spielte, verlagert man diese Funktionen vermehrt in die Cloud. So muss webbasierte Projektmanagement-Software her, um internationale Projekte effektiv über das Internet zu managen. Vertreter dieser Gattung ist unter anderem Project Open (http://project-open.org). Unsere sechs Tools eignen sich daher lediglich für kleinere Projekte. Aber auch in diesen Projekten schadet es nicht, nützliche Programme auf seinem Linux-Desktop parat zu haben.

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