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Rechnung stressfrei

STIBS' Biz-Kick: Fakturama

05.04.2011
Selten trifft man Software, die man auf Anhieb gut findet. Es passiert aber trotzdem, sogar bei solch trockenen Themen wie Rechnungslegung und Unternehmenssoftware.

Futurama hieß der General-Motors-Pavillion auf der Weltausstellung 1939, der zeigen sollte, wie die Welt zwanzig Jahre später aussehen wird. Fakturama heißt die Software von Gerd Bartelt, die schon heute einfache Bedienung mit immensem Nutzen zum Nulltarif verbindet. Unter Linux, Macintosh und Windows läuft die Java-Fakturierung mit integrierter Webshop-Anbindung.

Rechnung schreiben

Mit der Selbständigkeit ist es manchmal ein Kreuz: Da hat man schon acht Stunden gearbeitet und dann muss man noch weiter zu Hause den Bürokram erledigen. Zu dem "Kram" gehört natürlich die Fakturierung. Aus eigener Erfahrung weiß der Autor, dass ein einfaches Office-Paket für zwei-drei Kunden im Monat genügt. Was aber, wenn plötzlich ein Online-Shop mehrere hundert Aufträge eingehen lässt? Da hilft nur gute Software. Sie verwaltet in einer Datenbank die Kunden und Artikel (oder Leistungen), lädt die eingehenden Bestellungen aus dem Shop und führt diese Grunddaten zu Briefen, Lieferscheinen, Rechnungen oder im Falle der Nichtzahlung zu Mahnungen zusammen. Damit es seine gesetzliche Ordnung hat, wird alles auf Papier gedruckt und später versandt und abgeheftet.

Fakturama-Features

Üblicherweise kostet solche Software zwischen Null und mehreren Tausend Euro, je nach Umfang und Ausbaustufe und meist finden Sie die Software nur für Platzhirsch Windows. Fakturama dagegen läuft fast überall dort, wo Java läuft und ist unter der Eclipse Public License veröffentlicht. Die Software arbeitet derzeit auf einem einzelnen Arbeitsplatz. Netzwerkunterstützung ist noch nicht vorhanden, obwohl es die unterliegende HSQL-Datenbank unterstützen würde, eine Maschine (z.B. die zuerst installierte) als Server im Netz zu nutzen. Das Programm verwaltet alle wichtigen Stammdaten und per Connector bindet es die Online-Shops OS Commerce, XT Commerce und XTC Modified an. Gerd Bartelt liefert ebenfalls ein vollständiges PDF-Handbuch mit – für Open-Source-Programme extrem gut. Dazu kommen Produktfotos in der Datenbank, Unterstützung von Paketdiensten, Dokumentvorlagen, die sich mit OpenOffice bearbeiten lassen, Export von Umsätzen und Verwaltung von Zahlungseingängen.

Abbildung 1: Die Buttons der Werkzeugleiste rufen die wichtigsten Programmfunktionen auf.

Installation und Bedienung

Die Installation erfolgt unter Linux mit dem passenden Paketmanager von Ubuntu oder Debian. Bisher stellt Bartelt nur Deb-Pakete für für 32 und 64 Bit Linux in der aktuellen Version 1.1 unter http://fakturama.sebulli.com zur Verfügung. Er selbst entwickelt das Programm hauptsächlich unter Ubuntu. Nach dem Herunterladen und dem Aufruf mit Gdebi erscheint im Office-Menü der passende Eintrag. Der erste Aufruf des Programms startet ausschließlich ein Browserfenster, das Sie über das zugehörige Register-Kreuzchen schließen. Dann zeigt das Programm seine Oberfläche. Am oberen Rand finden sie eine Button-Leiste mit oft gebrauchten Funktionen, links eine Navigationsleiste. Im Bearbeitungsbereich öffnet sich unten eine Listenübersicht, Klicks auf einzelne Einträge zeigen oberhalb die Details an. Alles öffnet in neuen Registern – vergessen Sie nicht das Schließen, sonst droht GUI-Chaos! Eclipse-basierte Oberflächen können leicht unübersichtlich werden. Aber mit Hilfe des Handbuchs kommen Sie mit Fakturamas GUI gut zurecht, zumal neben einem Schnelleinstieg zusätzlich alle Schritte detailliert beschrieben werden.

Abbildung 2: Einhundertfünfundvierzig Seiten für ein Software-Handbuch können sich sehen lassen.

Grundeinrichtung

Die eigentliche Konfiguration des Programms erfolgt an zwei Stellen. Im Menü Datei finden Sie den Einstellungsdialog. Hier legen Sie unter anderem die eigene Firmenanschrift fest, definieren die Nummernkreise, tragen die Webshop-Adresse ein oder konfigurieren das OpenOffice-Verzeichnis. Die Webshop-Anbindung verlangt vorab den Upload einiger PHP-Skripte in den Admin-Bereich des jeweiligen Shop-Systems. Ist das erledigt und stimmen die Rechte, kann der URL des PHP-Skripts im Dialog eingetragen werden. Auch hier hilft das Handbuch. Die zweite Stelle der Konfiguration findet sich im Menü Daten, hier speziell die Punkte Versandarten, Zahlarten und Steuersätze. Gleichartige Programme platzieren diese Dinge mit im Einstellungsfenster. Nach der Synchronisierung mit dem Webshop stehen Kunden, Artikel und Bestellungen sofort zur weiteren Nutzung im lokalen Programm zur Verfügung. Arbeiten Sie allerdings ohne Online-Shop, geht's jetzt an die Datenübernahme aus der alten Software oder manuelles Erfassen.

Abbildung 3: Das Neu-Menü gewährt einen Einblick in die Funktionsvielfalt von Fakturama.

Was noch fehlt

Eine solche Datenübernahme lässt sich nicht aus Fakturama heraus erledigen. Dazu müssen Sie auf externe Programme zurückgreifen, die zum Beispiel Access-Daten nach HSQL übertragen, etwa OpenOffice. Ein integrierter Import-Assistent zumindest für Produkte und Kontakte im CSV-Format wäre sinnvoll. Auch der Export von Daten ist bisher recht schmal ausgestattet. Nur eine Umsatzliste mit wählbarem Zeitraum sendet das Programm an OpenOffice Calc. Statistische Auswertungen wie Umsatzentwicklung oder Renner-Penner-Vergleich fehlen noch komplett. Auch diverse Listen sind noch nicht enthalten. Zum Beispiel erleichtert eine Inventurliste dem Selbständigen das Leben. Das lässt aber einigen Raum für die nächste Version. Einen Wunsch hat der Autor zusätzlich: Der integrierte Webbrowser ruft die Homepage von Fakturama auf. Noch schöner wäre eine zusätzliche URL-Zeile, damit man innerhalb des Programms gleich durch das Netz browst.

Abbildung 4: Den Firmeneigentümer im Einstellungsdialog lassen Sie bei Kapitalgesellschaften einfach leer.

Fazit

Fakturama eignet sich für den Einsatz am Einzelplatz in kleinen Handels- und Dienstleistungsunternehmen, die weniger projektorientiert arbeiten. Netzwerkunterstützung und einige wichtige Funktionen fehlen dem Programm noch. Die Anpassung der Dokumentvorlagen an das eigene Unternehmen erledigen Sie einfach mit OpenOffice. Dank des vollständigen Handbuchs erschließt sich selbst einem Einsteiger die Bedienung schnell. Etwas Disziplin benötigt der Anwender beim Schließen der vielen Register, um die Übersicht zu behalten. Gerd Bartelt leistet im Forum auf seiner Webseite freundlichen und sehr schnellen Support. Es gibt bisher sehr wenige Fakturierungen, mit denen man innerhalb von dreißig Minuten den Online-Shop angebunden und die erste Rechnung erstellt hat. Fakturama beherrscht das: das deutet auf sehr gut durchdachte logische Abläufe im Programm hin.

Infos

[1] Projekt-Homepage: http://fakturama.sebulli.com

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